Курсовая работа
по дисциплине: «»
на тему: «История развития секретарской службы»
Стр.
Введение 3
1. История развития секретарской службы 4
1.1. Этапы развития секретарской службы при Петре І 4
1.2. Этапы развития секретарской службы при Екатерине ІІ 5
1.3. Значение секретаря в начале XIX века 8
1.5. Статусы секретарей 11
2. Роль секретаря в структуре документационного обеспечения
Заключение 19
Список использованных источников 20
Введение
Профессия секретаря очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.
По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.
Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.
Цель данной работы раскрыть тему, история развития секретарской службы.
Для достижения поставленной цели, необходимо решить ряд задач:
- рассмотреть историю развития секретарской службы в России;
- рассмотреть роль секретаря в структуре управления организацией;
- рассмотреть функции секретаря по документационному обслуживанию организации.
1. История развития секретарской службы
1.1.
Этапы развития
секретарской службы
при Петре І
Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.
Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Начинается служба в приказах XVI-XVII вв.
Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.
Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр І.
Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената – высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.
Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А.М. Головин, А.Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.
Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.
Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников в том числе секретарей.
Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).
Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».
При Петре І был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» – требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.
В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.
С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра І кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».
Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра І кабинет был упразднен.
Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра І.
С
1763 года происходит возрождение кабинета
его императорского величества.
1.2 Этапы развития секретарской службы при Екатерине ІІ
У императрицы Екатерины ІІ было много доверенных лиц в качестве кабинет- секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р.Г. Державин)
С 1763 года была введена должность статс- секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.
По «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни.
Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников («под кувертом») – с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».
Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины 2 на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».
Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.
Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений – дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.
Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их руки.
Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, в готовили проект закона «Об учреждении губернии».
Архивы статс-секретарей – ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.
В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.
В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.
Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии XIX столетия.
Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».
«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.
1.3
Значение секретаря
в начале XIX века
Значение секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.
Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.
В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.
Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер- секретарь, секретарь, помощник секретаря.
Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.
Описание работы
Цель данной работы раскрыть тему, история развития секретарской службы.
Для достижения поставленной цели, необходимо решить ряд задач:
рассмотреть историю развития секретарской службы в России;
рассмотреть роль секретаря в структуре управления организацией;
рассмотреть функции секретаря по документационному обслуживанию организации.
Введение 3
1. История развития секретарской службы 4
1.1. Этапы развития секретарской службы при Петре І 4
1.2. Этапы развития секретарской службы при Екатерине ІІ 5
1.3. Значение секретаря в начале XIX века 8
1.4. Октябрьский переворот 1917 года 9
1.5. Статусы секретарей 11
2. Роль секретаря в структуре документационного обеспечения
управления. Категории секретарей 13
Заключение 19
Список использованных источников 20
Тема: Из истории становления и развития делопроизводства и секретарской службы в Россиии.
Развитие письменности на Руси в X-XI вв. постепенно привело к довольно широкому распространению грамотности. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В XI в. в стране появились библиотеки. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований.
Многие древнерусские летописи погибли во время монголо-татарского нашествия. До наших дней сохранилось только около 80 рукописных книг XI-XIII вв.
В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием "Повесть временных лет". В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.
Дальнейшее развитие письменности и культуры, а также формирование государственности сопровождалось увеличением круга различной документации, разнообразных информационных, правовых, финансовых и других документов. В целом, как принято считать, делопроизводство в старой России прошло три базовых этапа развития: приказное, коллежское и исполнительное.
Начиная с конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. На местах существовали приказные избы, которые осуществляли управление делами на более низком уровне. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что позволило централизовать управление страной.
Существовали такие приказы, как поместный (ведавший земельными вопросами), разрядный (занимавшийся военными и оборонными делами), посольский (контролировавший развитие внешних связей), конюшенный (ведавший перевозками на гужевой тяге) и т.д.
Постепенно, подчиняясь требованиям государственной дисциплины, устанавливается единообразный порядок оформления и прохождения различных документов. Укрепление Российского государства в середине и второй половине XVI в. привело к увеличению приказной бюрократии и расширению документооборота в стране. (Начиная с XIV в., в России появляется бумага, заменившая дорогой пергамент). Важнейшими документами были указы царей и приговоры Боярской думы. Вместе с тем, широкое хождение имели грамоты и отписки, а также челобитные - прошения челяди и простых людей.
Число приказов в XVI в. достигло 22-х, причем приказная бюрократия превратилась во влиятельное сословие. В XVII в. общее число приказов достигло 80-ти. Приказная бюрократия (думные дьяки, дьяки и подьячие) контролировала многие сферы жизни страны. Приказы делились на ведомственные и территориальные, государственные и дворцовые. Помимо этого при царе Алексее Михайловиче (1645-1676) был создан Приказ тайных дел, который фактически направлял работу всех остальных органов власти, подчиняясь непосредственно царю.
При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии.
При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. Далее в 1718 ᴦ. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления. (В числе коллегий: иностранных дел, военная, адмиралтейская (ведала делами флота), мануфактур-коллегия (занималась вопросами развития промышленности), духовная, камер-коллегия (отвечала за сбор налогов), берг-коллегия (ведала металлургией), юстиц-коллегия, вотчинная и др.).
27 февраля 1720 ᴦ. был издан свод правил по организации государственных учреждений, названный Генеральным регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.
Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно в связи с этим 27 февраля 1720 ᴦ. называют датой рождения секретарской должности в России. В рамках коллежского делопроизводства распорядительные и законодательные акты государственной власти оформлялись различными указами, повелениями, инструкциями, регламентами, протоколами и наказами. Постепенно возникло большое количество разнообразных форм переписки: реляции, доношения, письма, требования, известия, ведомости и т.д. Стоит сказать, что для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, ᴛ.ᴇ. образцы, по которым они должны были оформляться.В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.*
В 1720 ᴦ. в Петербурге был учрежден Главный магистрат, которому подчинялись местные магистраты, избиравшиеся "регулярными" гражданами, ᴛ.ᴇ. купцами, промышленниками и людьми "свободных профессий" - врачами, аптекарями, художниками, адвокатами и др.
Размещено на реф.рф
Люди, работавшие по найму, прав голоса не имели. У магистратов были свои канцелярии, которые вели переписку.
В 1722 ᴦ. сословные права и привилегии дворянства были закреплены в "Табели о рангах". Дворяне были разделены на 14 "рангов" (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Выходцы из других сословий могли приобрести дворянство, дослужившись до определенного "ранга". Введение "Табели о рангах" усложнило систему документации и переписки. Тем не менее, коллежское делопроизводство, несомненно, было более прогрессивным по сравнению с приказным. Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. Документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале. Также специальная книга регистрации велась на все исходящие бумаги.В данный период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами.
В соответствии с "Табелью о рангах" предписывалось вести три вида дворянских списков: именные с указанием чинов; именные с указанием послужных ступеней, личных достоинств и способностей к какой-либо службе; семейные отношения. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, было положено начало созданию документальной системы, направленной на регистрацию и фиксацию принадлежности к дворянскому сословию.
21 апреля 1785 ᴦ. Екатерина II утвердила "Жалованную грамоту на права, вольности и преимущества благородного российского дворянства", которая содержала ряд важных пунктов, регламентировавших положение дворянства в России. Был определен порядок документирования сословной принадлежности к дворянству, способы приобщения к которому были различны: (1) - пожалование; (2) - военная выслуга; (3) - гражданская выслуга; (4) - титулованный род; (5) - древняя родословная; (6) - иностранное дворянство.
Форма дворянского списка, составлявшегося в уезде, предусматривала следующую информацию: имя и фамилия дворянина, имеющего недвижимость в уезде; его семейное положение; имена и возраст детей мужского пола; количество крепостных душ; какой чин имеет дворянин, на какой службе он состоит или находится в отставке.
Велись подробные родословные книги. Οʜᴎ составлялись депутатами и губернским предводителем на основании уездных списков дворян, куда вносились только лица, имевшие "неопровержимые доказательства дворянского сословия". Таковыми могли быть: дипломы русских царей и "прочих коронованных особ", пожалованные на дворянское достоинство; патенты на чины с присвоением дворянства; доказательства награждения одним из высших российских орденов, дающих право на дворянство; особые жалованные грамоты; указы о подношении в дар земель и деревень и др.
С родословной книги снимались две точные копии. Первая из них, подписанная предводителем и депутатами дворянского собрания, подлежала хранению в их архиве. Вторая, аналогичная копия, направлялась на хранение в Сенат.
Ведение подобной документации, выписки из различных предписаний и распоряжений составляли значительный объём канцелярской работы.
Существовавшая в начале XVIII в. система коллегий и канцелярий должна быть представлена следующим образом:
· Низовой уровень: уездная канцелярия.
· Средний уровень: провинциальная канцелярия.
· Высокий уровень: губернская канцелярия.
· Высший уровень: государственные коллегии.
Уездные и провинциальные канцелярии подчинялись воеводам. Губернские находились, соответственно, в ведении губернаторов. Во главе государственной коллегии находился чиновник высшего уровня, именовавшийся президентом. В ее состав входили также вице-президент, советники, асессоры (коллежские асессоры соответствовали 8-му классу в "Табели о рангах"), служители канцелярий. Все государственные коллегии были подотчетны Сенату, который осуществлял свою деятельность под надзором генерал-прокурора, лично ответственного перед императором.
При прохождении любых документов по инстанциям очень важное значение имело то, как секретари оформят соответствующее дело и как они представят его начальству. Коллежское делопроизводство стало более организованным, чем приказное, однако оно не только не уменьшило, но еще более увеличило число бюрократических процедур и препон, способствуя практике кумовства и коррупции.
В начале XIX в. в результате очередной государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 ᴦ.). Чуть ранее (1802 ᴦ.) вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось). В ходе этой ведомственной реформы в России были учреждены министерства: военно-сухопутных сил, морских сил, иностранных дел, юстиции, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения.
Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний. Министры имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти - указы и предписания. Министры и руководящие министерские чины, в свою очередь, направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения шла корреспонденция в виде рапортов, доношений и представлений.
В результате введения министерской системы произошло более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти. В то же время наблюдалась дальнейшая централизация и бюрократизация государственного аппарата. Это вело к засилью бюрократов-чиновников, чинопочитанию, росту коррупции, волоките, различным нарушениям делопроизводства.
Важно заметить, что для служебной переписки, которая получила дополнительный размах, применялись бланки с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом. Эти штампы являлись своеобразной "визитной карточкой" организации. Под штампом вкратце излагалось содержание письма, на ĸᴏᴛᴏᴩᴏᴇ отвечали.Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России.
В 1861 ᴦ. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. В 1864 ᴦ. было введено местное управление - земство. Каждые три года представители различных сословий избирали уездное земское собрание. В свою очередь земские собрания направляли делегатов в губернские собрания. Одновременно существовали земские и губернские управы.
Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур.
Размещено на реф.рф
Первые личные секретари стали работать в 1840 ᴦ. у директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге. Далее их численность стала заметно возрастать: секретари-профессионалы прочно заняли свои места в управлениях банков, адвокатских контор, торговых домов, в крупных купеческих лавках, пароходствах, в управлениях железнодорожным транспортом и т.д.
В 1868 ᴦ. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах. В последние два десятилетия XIX в., а точнее, начиная с 1884 ᴦ., в России издавались 8 специализированных журналов, освещавших вопросы конторского и секретарского труда. Среди них можно упомянуть такие издания, как "Стенограф", "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика", "Машинопись" и др.
В 1864 ᴦ. в России была проведена судебная реформа. Сословные суды, отягощенные волокитой, взяточничеством, запугиванием обвиняемых, были заменены гражданскими судами, где общие дела рассматривали выборные мировые судьи, а более сложные дела передавались окружным судам и судебным палатам. Следствие проводили уже не полицейские, как раньше, а судебные следователи. Появились официальные защитники - адвокаты. Решение о виновности подсудимого (вердикт) стали выносить присяжные заседатели (представители общественности, привлекаемые к этой обязанности по жребию). Естественно, что численность секретарей в различных судебных инстанциях возросла.
В 1870 ᴦ. была создана система городского самоуправления (в России в тот период насчитывалось свыше 500 городов). Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов.
В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций.
В 1905-1910 гᴦ. была проведена так называемая Столыпинская реформа, в результате которой более двух миллионов крестьян получили в личную собственность земельные наделы. В целом в 1907-1913 гᴦ. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса. За данный период число потребительских обществ выросло более чем в 6 раз, численность сельских кооперативов возросла в 12 раз. Увеличилось потребление продовольственных и промышленных товаров, что способствовало оживлению социально-экономической и культурной жизни страны.
На новый уровень развития постепенно выходило и секретарское дело. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография.
После Октябрьской революции 1917 ᴦ. в стране фактически началось создание нового государственного аппарата. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращения переписки. В 1918 ᴦ. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". Вместе с тем, в 1918-1919 гᴦ. были подготовлены проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях. В 1921 ᴦ. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.Заниматься вопросами совершенствования секретарской службы поручили созданному в 1922 ᴦ. Народному комиссариату рабоче-крестьянской инспекции (РКИ).
В данный период стали издаваться такие специализированные журналы, как "Вопросы организации и управления", "Стенография и машинопись", "Техника управления" и др.
Размещено на реф.рф
В 1926 ᴦ. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.
При этом дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всех уровнях негативно отразилась на развитии отечественного делопроизводства.В 1925 ᴦ. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими служащими и посыльными.
В 1926 ᴦ. была предпринята попытка систематизации делопроизводства и более эффективного использования секретарских должностей. Секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 ᴦ., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой). В первую группу вошли секретари, которые стали называться помощниками и референтами руководителей. Вторую группу образовали секретари-машинистки, разделенные на первую и вторую категории. Οʜᴎ выполняли чисто техническую работу: перепечатывали на машинке тексты писем и документов, регистрировали почту, подшивали в папки различные бумаги по принадлежности.
В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гᴦ.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. Продолжали секретари трудиться в крупных министерствах и ведомствах. В то же время тысячи и тысячи канцелярских работников различного уровня были призваны в армию и многие из них погибли с оружием в руках, защищая нашу Родину от фашистских агрессоров.
В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата͵ как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в т.ч. в области стандартизации и унификации.
В июле 1963 ᴦ. было принято постановление Совета Министров СССР N 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", в соответствии с которым вводились в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.
Важным этапом дальнейшего совершенствования секретарского дела и подготовки соответствующих кадров стало открытие в 1964 ᴦ. факультета государственного делопроизводства в Московском государственном историко-архивном институте.
Через два года, в 1966 ᴦ., был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из базовых задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
С начала 70-х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. В 1975 ᴦ. был принят государственный стандарт (ГОСТ) - "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения", определивший главные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.
Начиная с 1977 ᴦ., в некоторых специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела. Целый ряд профессионально-технических училищ включился в подготовку секретарей-делопроизводителей. На партийно-государственном уровне было принято постановление "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления".
В 1984-1986 гᴦ. была разработана новая система документационного обеспечения административной деятельности, названная "Единой государственной системой документационного обеспечения управления".
При этом вследствие значительной бюрократизации всех звеньев государственно-управленческого аппарата͵ эта система не смогла на практике реализовать свои потенциальные возможности. В ходе проведения "перестройки" работа многих управленческих структур не только не улучшилась, но заметно ухудшилась.
Распад Советского Союза в начале 90-х годов прошлого века и становление на новой базе государства Российская Федерация привели к значительным изменениям во всех сферах хозяйства, в т.ч. и в сфере архивной, и в области всего делопроизводства. Было принято решение о создании Государственного архива (ГАРФ), который возник на базе Государственного архива РСФСР и Центрального архива Октябрьской революции. Сегодня ГАРФ - один из крупнейших архивов страны. Он постоянно доукомплектовывается: на 2003 ᴦ. в нем хранилось свыше пяти миллионов дел. В архиве работают 250 человек, среди которых 3 доктора исторических наук, 9 кандидатов наук. Разумеется, что все сотрудники получили прекрасное архивное образование.
Архив имеет собственную библиотеку, которая содержит более полумиллиона уникальных работ. К примеру, в ней подобран такой состав периодики, которого нет ни в Государственной (бывшей Ленинской), ни в Публичной библиотеках, то же самое можно сказать и об объёмной подборке эмигрантских изданий. Конечно же, в нем сосредоточены практически все работы по архивному делу. Располагая прекрасным современным зданием (80 км архивных полок), ГАРФ имеет прекрасный выставочный зал, в котором постоянно проходят не только его собственные выставки, но и других федеральных архивов. По этой причине не случайно в ГАРФ сдают свои архивы видные политические деятели России.
Безусловно, развитие рыночных отношений в стране дало новый импульс подъему и совершенствованию секретарского дела. В современных условиях профессия секретаря в полной мере и объёме востребована как в государственном, так и в частном секторе. Секретари различных уровней осуществляют важную подготовительную и техническую работу в аппаратах Федерального Собрания и Президента РФ, во всех министерствах и ведомствах, а также в сотнях и тысячах банков, производственных объединений, промышленных и торговых предприятий, акционерных обществ, кооперативных организаций и малых предприятий с ограниченной ответственностью. Практика показывает, что профессия секретаря в начале XXI в. является крайне важно й и престижной. Труд секретаря становится все более квалифицированным, благодаря совершенствованию организации и развитию печатно-электронных устройств, прежде всего персональных компьютеров (ПЭВМ).
Роль квалифицированных секретарей на многих предприятиях, как больших, так и малых, трудно переоценить. Нередко они являются ближайшими помощниками первых лиц, а при определенных обстоятельствах замещают руководителей, организуя в их отсутствие деятельность своих фирм и контор.
Размещено на реф.рф
Профессия секретаря предоставляет огромные возможности для творческого и карьерного роста и в значительной степени от каждого носителя этой профессии зависит уровень его квалификации, а следовательно, личного утверждения и продвижения по службе.
Тема: Из истории становления и развития делопроизводства и секретарской службы в Россиии. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Тема: Из истории становления и развития делопроизводства и секретарской службы в Россиии." 2017, 2018.
Слово «секретарь» известно в русском языке с 17 века. Языковеды обнаружили его в «Книге о ратном строе» (1647 г.) и в некоторых других документах военного и дипломатического характера.
Первоисточник – позднелатинское слово «sekretarius» (от «sekretus» - «тайный, со-кровенный»), первоначально «хранящий тайны, секреты». Само же слово «секрет» в зна-чении «тайна» появилось на русской почве ровно через 100 лет после «секретаря», т.е. в 18 веке. Но уже в словаре Даля оба эти слова представлены как однокоренные, и теперь мало кто задумывается, что пришли они в Россию в разное время и из разных языков: «секрет» - предположительно из французского или голландского, а «секретарь» - из немецкого. И встретились они, кажется» не случайно. То прежнее значение позднелатин-ского «sekretarius» («хранящий тайны, секреты») оставило свой след в профессии секрета-ря.
Секретарское дело в России появилось гораздо раньше секретаря. В домосковской Руси делопроизводителями, писцами князей были дьяки. «Дьяк» слово греческое, в пере-воде означает «слуга, рассыльный». Нельзя не заметить, что и это значение наложило свою печать на профессию секретаря.
И если секретарское дело родилось при особе князя, т.е. имело происхождение бла-городное, то сами дьяки высокородностью похвастаться не могли. Дьяки делились на думных и приказных. Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской Думы, доклады-вали о делах приказов, записывали и формулировали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью документы.
Приказные дьяки готовили решения по делам, рассматриваемым в приказах, и контролировали работу подъячих.
Подьячие были младшими чинами в приказахи делились на три статьи: «старые» (старшие), «средние» и «молодшие» (младшие).
Кардинальные изменения в развитие специальности внес 18 век, и связаны они с изменениями системы гос. управления.
В начале 18 века проводятся реформы Петра 1. Важнейшей из них была реформа гос. аппарата, в результате которой сложилась новая система гос. учреждений: Сенат, Си-нод, коллегии, местные учреждения. В каждом из них появились секретари. В Сенате – обер-секретарь – старший секретарь Сената.
Появились и канцелярии. Вся работа Коллегий и прежде всего канцелярии была расписана в Генеральном регламенте. Во главе канцелярии стоял секретарь, вторым ли-цом был нотариус. В его обязанности входило ведение протокола заседания коллегии.
Следующим лицом был актуариус. Он регистрировал поступающие в коллегии бумаги, составлял им реестр и разносил их непосредственным исполнителям, назначен-ным секретарем.
Чтобы бумаги, исходившие из канцелярии, имели пристойный вид, их отправляли к «машинистке 18 века» - каллиграфисту-копиисту, которые переписывали все бумаги набело.
Технический прогресс трансформировал все эти профессии в одну – современный секретарь.
В 28 главе Генерального регламента о секретарском управлении и в 5 главе «О до-кладах в коллегии» описана работа секретаря.
По табели о рангах, введенной Петром 1 в 1722 году, секретарские чины оказались самыми многочисленными. Однако и в качестве должности термин тоже употреблялся (коллежский секретарь, корабельный секретарь, губернский секретарь).
В 18 веке появляются должности личных секретарей. Началом можно считать со-здание Петром 1 кабинета и личной канцелярии царя и появление должности кабинет-секретаря. Хотя после смерти Петра 1 кабинет ликвидируется, но и во время царствова-ния Елизаветы Петровны составлением документов занимается ее личный кабинет-секретарь барон Черкасов, принимавший и докладывавший все документы, поступающие на имя императрицы, и составлявший документы по ее поручению. В словаре Владимира Даля статс-секретарь определен как «доверенный письмовод государя», т.к. обязанности секретаря прежде всего связаны с составлением и оформлением документов. Секретари выполняли массу поручений императора, связанных как с государственными, так и с мел-кими личными делами.
Екатерина 2 сразу же после переворота прежде всего подбирает секретарей, кото-рые могли бы от ее имени составлять документы, вести ее переписку, разбирать и докла-дывать прошения. Секретариат затем получает название Собственная его Величества Канцелярия.
Екатерина 2 сама сформулировала обязанности своих секретарей, среди которых главной была работа с прошениями и ведение ее частной и официальной переписки с гос. учреждениями и должностными лицами, подготовка законодательных и распорядитель-ных документов, прежде всего манифестов и указов. Один из статс-секретарей ежедневно обязательно дежурил в ее приемной. Каждый статс-секретарь имел свою рабочую канце-лярию, т.е. тех. персонал: канцеляристов, копиистов, переводчиков.
В 2-ой половине 18 века своих личных секретарей завели и крупные вельможи.
Конечно, личными секретарями императора или крупного сановника могли стать лишь люди высокообразованные для своего времени и прежде всего умеющие составлять документы и работать с ними. Но и для обычной работы в канцелярии, начиная с нижнего чина, нужны были люди подготовленные.
В 18-19 вв. секретарь – не столько профессия, сколько социальный статус.
В 1840 году появляются личные секретари на Путиловском заводе и др.
Однако время диктовало свои законы. И, судя по всему, главным фактором секре-тарской профессии, к сожалению, являлась зависимость от чужой воли, а именно – воли начальства. Это объяснимо: человека, который в курсе тайн и секретов (а именно такова этимология слова «секретарь»), просто необходимо держать в повиновении. И вот картина времени: секретарь – это служащий при важной персоне, ведущий все его дела, чья возможность карьерного роста зависит исключительно от воли работодателя.
20 век все переворачивает с ног на голову. Во-первых, профессия секретаря из су-губо мужской превращается в абсолютно женскую. Во-вторых, кардинально меняется от-ношение к ней. И если раньше секретарь был зависимым человеком, теперь, наоборот – многое и многие зависят от него. Во главе угла – все тоже обладание чужими секретами. Понятие «домашний секретарь» уходит далеко в прошлое, и действие переносится в сте-ны офиса или кабинета.
После 1917 года был принят ряд декретов. Должность секретаря встает в один ряд с курьерами, архивистами. Появляются спец. курсы секретарей.
Итак, профессия «секретарь» с момента своего возникновения прошла множество этапов эволюции. Человек, который не только хранит тайны, но лучше других знает, как ими воспользоваться, вполне достоин уважения. Профессия секретаря стала включать в себя больше свободы, возможностей, полномочий. Сделать карьеру в ней тем более акту-ально, чем больше проявляешь инициативу и творческий подход.
Значение секретарской деятельности
Еще недавно профессионального дня для секретарей не было. Однако, учитывая важность этой профессии, в 2005 году такое положение было исправлено. Наконец, был учрежден День секретаря. 2018 год станет новым подтверждением значимости работников офиса.
Как возникла профессия секретарь
Наименование профессии произошло от слова «секрет». В древности всеми тайнами ведали специальные доверенные особы, которые назывались секретарями. В начале, секретами владели только представители мужского пола. Они служили царским особам и высокопоставленным представителям общества. Такие лица, как правило, обладали огромным влиянием. О важности их положения говорят их должностные звания: генеральный или госсекретарь.
С изобретением первой печатной машинки на должность секретаря стали брать и представителей прекрасной половины человечества. Женщины лучше справлялись с печатанием текстов. Особой популярностью пользовались секретари-референты. В начале прошлого века на этой службе числились практически одни женщины.
Когда конкретно появилась эта профессия в мире сейчас трудно определить. Что касается нашей страны, то временем создания должности секретаря можно считать период правления первого императора России. Именно тогда появился указ Петра первого о сокращении бумажной волокиты.
Надо отметить, что и до этого в государстве российском существовала должность, подразумевающая документальные записи. Намеки на ведение секретарского дела появились в конце пятнадцатого века.
Во времена же Петра Первого был учрежден чин секретаря. К ним предъявлялся целый комплекс требований. Начиная с 1840 г. на всех крупных предприятиях в России уже были секретари. Через некоторое время ими обзавелись и другие предприятия.
Первые секретарские курсы появились в 1868 г. в Харькове. Надо отметить, что в этом плане Россия была первооткрывателем. В других государствах подобные курсы появились позже.
Кроме этого появились специализированные журналы для секретарей. В 1884 г. их уже насчитывалось 8 штук. Вместе с этим, с развитием промышленности появились многочисленные курсы повышения квалификации для секретарей.
Рассвет секретарского дела произошел в двадцатые годы прошлого столетия. Правда, стоит отметить, что этот период длился недолго. Вскоре секретарей приравняли к машинисткам и рассыльным. Спустя несколько десятилетий эта профессия вообще перестала быть престижной. В конце двадцатого века опять вспомнили о важности секретарского дела. Правда, новые веяния в большей степени пришли из Запада.
Какого числа праздник?
С инициативой создания профессионального дня секретаря выступили представители этой профессии с многих городов Российской Федерации. Руководство страны с пониманием отнеслось к такой инициативе, и был учрежден День секретаря. Датой его празднования была назначена – третья пятница сентября. В нынешнем году — это будет – 21.09.18 г.
Сегодня такая должность существует не только на крупных предприятиях. Секретари сейчас есть в большинстве организаций и компаний. Очень часто от них зависит имидж фирмы, и даже успешное продвижение на рынке. Опытные секретари являются правой рукой руководства любого предприятия или организации. От них зависит информация, которая берется во внимание руководителями компаний и фирм. Секретари обязаны:
- встречать гостей:
- работать с документацией;
- вести переговоры по телефону;
- обеспечивать комфортные условия при встрече посетителей (подача напитков и т.п.).
Следует заметить, что похожие профессиональные дни есть во многих государствах. Например, в Америке работникам офиса посвящено семь дней. Как правило, это последняя неделя апреля. Непосредственно день, посвященный секретарям, празднуется в последнюю среду апреля. Этот день в 1952 г. приобрел статус международного праздника.
Суть работы секретаря сегодня
Деятельность секретаря достаточно важна в наше время. Через него проходит множество бумаг, документов. Нередко работа связана с компьютером. В течение дня приходится решать множество проблем. Очень часто эта работа незаметна, но очень необходима.
Профессионализм секретаря заключается в терпении и умении находить общий язык с любым посетителем. Секретарь – это лицо любой компании. От его поведения многое зависит и первое впечатление, и результат переговоров и в конечном итоге успех всего коллектива организации или предприятия. Он должен быть постоянно выдержан и уметь радушно встретить любого посетителя.
Сегодня для успешной работы секретаря мало обычной эрудиции. Секретарь должен в совершенстве владеть компьютерным мастерством, делопроизводством, а иногда и знать иностранные языки. Также он обязан быть коммуникабельным и владеть психологическими навыками.
Кроме этого, секретарь должен разбираться в деталях и специфики предприятия, знать основополагающие моменты производства и деятельности своей организации.
В обязанности секретаря входит также обеспечение канцтоварами и другими материалами совещаний, переговоров и различных встреч. Нередко от него зависит деятельность всего офиса.
Секретарь должен вести учет всех телефонов и других контактных данных руководителей, сотрудников других предприятий и организаций.
Для поддержания имиджа организации секретарь обязан обладать культурой общения, иметь грамотную речь, быть тактичным и деликатным.
С каждым годом требования к офис-менеджеру неуклонно растут. Сегодня профессиональный секретарь нередко обладает высшим образованием.
Достоинства и недостатки профессии
К плюсам деятельности секретаря можно отнести:
- широчайший круг общения;
- способность организовывать людей;
- отсутствие физического труда;
- возможность совмещения выполнения служебных обязанностей с учебой.
К недостаткам секретаря относятся:
- ненормированность рабочего дня;
- необходимость быть всегда в форме и отлично выглядеть, в независимости от настроения или других обстоятельств;
- невозможность часто болеть и опаздывать.
Мероприятия
В день секретаря звучат поздравления от руководителей предприятий и организаций своим помощникам. За особые заслуги могут даваться премии, ценные подарки и другие поощрения. Большинство руководителей ценят своих секретарей и поэтому создают самые благоприятные условия для отдыха офисного персонала. Нередко в честь их организовываются корпоративы и банкеты.
Практическое занятие 1.
1. Изучить и законспектировать тему «История развития секретарской службы в России»
История развития секретарской службы в России.
Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилось далеко не последнее место.
Секретарская служба получила свое развитие в приказах XVI-XVII вв.
Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I. Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената. Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников, рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари "тянули воз" ежедневной скучной работы с текущими делами. Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.
С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя.
Основным законодательным актом, регулирующим деятельность государственного аппарата Российской Империи стал Генеральный регламент 1720 г., закрепивший единые принципы работы всех звеньев государственного аппарата, нормы документирования и организации делопроизводства, распределение должностей внутри учреждения, функции чиновников, в том числе секретарей. Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет "вершинных" и "невершинных" дел, хранил печать коллегии (канцелярии).
Глава 29 "Генерального регламента" называлась "О секретарском управлении", в которой впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также "попечение" секретаря.
Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, "леность и недосмотр" наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до "лишения живота и пожитков".
В 1722 году был принят "Табели о рангах" - закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. "Табель" состоял из 14 классов или рангов чиновников. Наиболее высокий ранг - 5-й был присвоен тайному кабинет-секретарю (эта должность была отнесена к придворной службе; а остальные должности относились к штатской службе.). К 6-му рангу были отнесены тайные советники канцелярии Иностранной коллегии, обер-секретарь Сената. Рангом ниже шли обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегий. Обер-секретари прочих коллегий, секретари Сената относились к 8-му рангу. 9-й ранг включал архивариусов при обоих государственных архивах, сенатских протоколистов и переводчиков. К 10-му рангу относились секретари остальных коллегий, переводчики и протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной коллегий. 12-й и 13-й ранги включали секретарей в надворных судах и канцеляриях в губерниях и провинциях.
С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей.
С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в "приеме прошений на высочайшее имя". На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями.
Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их руки.
В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии. Секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения. В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и "паркетный" этикет.
Значение секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов, губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.
Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. XIX век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от XVIII. Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.
Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.
В период расцвета российской империи должность секретаря при дворе или при высоких особах имели право занимать лица дворянского происхождения. Более демократичной и открытой для разночинцев профессия стала лишь в XIX веке. В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус - помощников в бизнесе. Секретари сопровождали своих патронов в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей - в общем, в большей мере занимались тем, что сейчас принято называть "связями с общественностью".
В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография. С 1884 года стали выходить специальные журналы - "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика" и другие.
Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами.
Обычно секретари носили форму, соответствующую званию и, подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом.
Государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.
Профессия секретаря считалась "мужской", но изобретение телеграфной и телефонной связи во второй половине XIX века открыло эту профессию для женщин: в конторах потребовались "женские" качества - внимание, любезность, аккуратность. Постепенно приходило понимание того, что женщина - именно то существо, которое с одинаковой легкостью может исполнять, как творческие функции, так и рутинную работу, требующую большой выдержки и усидчивости.
После революции 1917 года стенография переживает свой расцвет - ведь именно стенографистки ведут историческую летопись новой России. По всей стране открылись курсы, готовящие качественно новых специалистов.
После 1917 года значение секретарей - помощников руководителей стало постепенно снижаться, и количество их сократилось. В 1925 г. секретарей официально включили в так называемую канцелярско-техническую группу служащих и фактически уравняли с машинистками, рассыльными, конторщиками.
Профессия секретаря в это время "обрастает" новыми требованиями: владение стенографией, владение машинописью, владение основами делопроизводства, умение отвечать на телефонные звонки (притом, что отдельно существуют профессии стенографистки и машинистки). В 1932 г. секретарей разделили на две группы. В первую, весьма малочисленную, группу вошли помощники и референты, во вторую - машинистки-секретари I и II категории.
В начале 1960-х гг. в перечне профессий и должностей значились лишь секретари-машинистки и секретари-стенографистки. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь только руководители высокого ранга, например, руководители центрального аппарата министерств и ведомств. Большинство рядовых руководителей могли в соответствии со штатным расписанием иметь только секретаря-машинистку с весьма скромным должностным окладом. Поскольку без толкового секретаря ни один руководитель обходиться не может, выход находили с помощью так называемых "подснежников" - секретарей и помощников руководителей, которые числились инженерами или экономистами в планово-экономических, технических или иных более или менее подходящих отделах.
В 70-е годы профессия секретаря вместе со всей страной переживает период "застоя". "Секретаря семидесятых, как правило, можно представить в лице женщины средних лет, которая давно уже занимает эту должность, хорошо владеет правилами приема посетителей, прекрасно знает характер, запросы и особенности своего начальника, умеет манипулировать очередью к начальнику", - говорит Людмила Алексеевна Кондрашова, заместитель директора по учебной работе Колледжа МИД России.
То, что в приемных сидели не юные девушки во многом, видимо, объясняется тем, что состав советских руководителей был далеко не молод. Но время внесло свои коррективы, как в образ шефа, так и в образ секретаря.
В конце 80-х - начале 90-х годов с появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение". Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии".
По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей. Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю.
Функциональное наполнение обязанностей секретаря и персонального ассистента изменилось, даже по сравнению с девяностыми годами, и сложно поддается какому-либо квалификационному определению.
Как показывает статистика, тяжелее всего в этом отношении, секретарям работается в молодых российских компаниях - им чаще приходится совмещать функции секретаря офиса и помощника руководителя (или руководителей), на них чаще возлагается решение каких-то спешных и важных проблем, и, помимо своих основных обязанностей, они нередко бывают вынуждены брать на себя обязанности других сотрудников. В то же время здесь для секретарей обычно складываются неплохие карьерные перспективы, как в рамках административного сектора, так и в рамках любого направления деятельности компании.
Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность и другие деловые качества.
Загрузка...