Klasifikimi i dokumenteve është ndarja e dokumenteve në klasa sipas shenjave më të përgjithshme të ngjashmërisë dhe dallimit.
Klasifikimi i dokumenteve është shpërndarja e dokumenteve në grupe (lloje) bazuar në karakteristikat e përmbajtjes, formën e përpilimit dhe të tjera për organizimin dhe rritjen e efikasitetit të punës me to.
Klasifikimi i dokumenteve ju lejon të zhvilloni metoda të caktuara të punës me secilin grup dokumentesh, t'i konsolidoni ato në udhëzime dhe të organizoni dokumente në punën e zyrës. Për të krijuar mundësi për unifikimin dhe standardizimin e dokumenteve, zhvillimin e rregullave për përgatitjen dhe ekzekutimin e tyre, format dhe metodat e punës me to, dokumentet u klasifikuan sipas kritereve të caktuara. Dokumentet organizative dhe administrative: metoda. udhëzime / Krasnoyarsk. shteti tregtare-ekonomike. Instituti; komp. G. B. Blau. - Krasnoyarsk, 2008. - 92 s.
Të gjitha dokumentet mbi llojet e aktiviteteve të pasqyruara në to ndahen në dy grupe të mëdha.
1. Dokumentet për çështje të përgjithshme dhe administrative, d.m.th., çështjet e menaxhimit të përgjithshëm të një ndërmarrje (organizate) dhe aktivitetet e saj prodhuese. Këto dokumente mund të hartohen nga punonjësit e të gjitha departamenteve të ndërmarrjes.
2. Dokumentet mbi funksionet e menaxhimit. Dokumentet e tilla përpilohen nga punonjësit e autoriteteve financiare, departamenteve të kontabilitetit, planifikimit, prokurimit dhe shitjeve dhe departamente të tjera funksionale.
Dokumentet janë bartësit kryesorë të informacionit menaxherial, shkencor, teknik, statistikor dhe informacione të tjera të rëndësishme shoqërore.
Për shembull, Stenyukov Stenyukov, M.V. Dokumentet e zyrës / M.V. Stenyukov. - M.: Book Service, 2003. - 160 fq M.V ofron klasifikimin e mëposhtëm të dokumenteve.
Sipas metodës së regjistrimit të informacionit, dokumentet ndahen në dokumente të shkruara, grafike, fotografike dhe filmike dhe elektromagnetike.
Një numër i madh dokumentesh dallohen me emër. Këto janë urdhra, rregullore, protokolle, urdhra, udhëzime, rregulla, statute, raporte, akte, plane, letra, deklarata, etj.
Sipas llojit të dokumenteve, ekzistojnë standarde, të përafërta, individuale dhe klishe. Dokumentet standarde zhvillohen nga autoritetet më të larta për organizatat vartëse me funksione homogjene dhe janë të detyrueshme. Shembujt e dokumenteve zhvillohen gjithashtu nga autoritetet më të larta për të organizuar të gjithë sistemin, por janë të natyrës këshilluese dhe dokumentet individuale zhvillohen nga organizata specifike për përdorim të brendshëm. Dokumentet e ekranit prodhohen duke përdorur një metodë tipografike, me pjesën konstante të tekstit të dokumentit të printuar në makina printimi dhe lihen hapësira të lira për informacione të ndryshueshme.
Bazuar në shkallën e kompleksitetit, bëhet një dallim midis dokumenteve të thjeshta që përmbajnë një pyetje dhe dokumenteve komplekse që përmbajnë disa pyetje.
Sipas vendit të përgatitjes, dokumentet ndahen në të brendshme dhe të jashtme. E brendshme - dokumente të krijuara në një institucion (organizatë, ndërmarrje) për të zgjidhur çështjet e tij dhe nuk shkojnë përtej kufijve të tij. Korrespondencë e jashtme - hyrëse dhe dalëse e një institucioni (organizate, ndërmarrje).
Sipas afateve të ekzekutimit, dokumentet ndahen në urgjente dhe jourgjente.
Sipas origjinës së tyre, dokumentet mund të jenë zyrtare ose zyrtare (personale).
Sipas shkallës së publicitetit, dokumentet ndahen në të zakonshme, sekrete dhe për përdorim zyrtar.
Bazuar në fuqinë e tyre juridike, bëhet dallimi midis dokumenteve origjinale dhe atyre të falsifikuara. Origjinat ndahen në të vlefshme dhe të pavlefshme (humbur fuqi juridike)
Sipas qëllimit të tyre (fazat e krijimit), dokumentet ndahen në origjinale (origjinale) dhe kopje. Origjinali është dokumenti origjinal që përmban informacionin origjinal dhe i ekzekutuar siç duhet. Si rregull, krijimi i një dokumenti paraprihet nga një fazë draft - një dokument në një botim paraprak. Ligjërisht, origjinali dhe kopja e tij, të vërtetuara siç duhet, janë ekuivalente. Një kopje është një dokument që riprodhon me saktësi detajet e origjinalit (fjala "kopje" është shkruar në këndin e djathtë të margjinës së sipërme) dhe vërtetohet në përputhje me rrethanat. Është e nevojshme të bëhet dallimi midis llojeve të tilla të kopjeve si pushimi, ekstrakti dhe kopjimi. Lëshimi është një kopje e plotë e dokumentit dalës që i mbetet dërguesit, i cili prodhohet njëkohësisht me origjinalin dhe i certifikuar. Një ekstrakt është një kopje e një pjese të një dokumenti, dhe një dublikatë është një kopje e dytë e një dokumenti që ka të njëjtën fuqi ligjore.
Sipas periudhave të ruajtjes, dokumentet ndahen në periudha të ruajtjes së përhershme, periudha e ruajtjes së përkohshme (deri në 10 vjet), periudha e ruajtjes afatgjatë (mbi 10 vjet).
Sipas llojit të veprimtarisë, dokumentet ndahen në sisteme dokumentacioni: planifikues, organizativ dhe administrativ, dokumentacion parësor kontabël, shlyerje dhe monetar, raportues dhe statistikor, çmimi, tregtar, projektues, teknologjik, etj.
Klasifikimi i propozuar nga M.V. Stenyukov Stenyukov, M.V. Dokumentacioni. Puna në zyrë / M. V. Stenyukov. - M.: Para, 1997. - 254 f., bazuar në veçoritë e mëposhtme.
1. Sipas mënyrës së dokumentimit:
Të shkruara me dorë;
Elektronike;
Grafike;
Film, foto, dokumente zanore.
2. Sipas zonës së përdorimit:
Organizative dhe administrative;
Financiare dhe kontabiliteti;
Shkencor dhe teknik;
Nga puna;
Raportuese dhe statistikore.
3. Në vendin e përpilimit:
Hyrja (të marra nga organizata);
Në dalje (dërguar nga organizata);
I brendshëm (i përpiluar dhe përdorur brenda vetë organizatës).
4. Duke kufizuar aksesin:
E hapur (e paklasifikuar);
Me vulën e kufizimit të hyrjes.
5. Dokumentet mund të kenë vulat e mëposhtme:
- "Për përdorim zyrtar" (informacion zyrtar i destinuar vetëm për punonjësit e një organizate ose industrie specifike);
- “Sekret”, “Tepër sekret”, “Me rëndësi të veçantë” (informacione që përmbajnë sekrete shtetërore);
- "Konfidencial" (informacion në të cilin qasja është e kufizuar nga legjislacioni i Federatës Ruse);
- “Sekret tregtar” (informacion i përdorur për të arritur qëllime komerciale; zbulimi mund të shkaktojë dëm për pronarin e tij).
6. Nga origjina:
Zyrtare (zyrtare) (që prek interesat e organizatës, të hartuara me ligj ose nje individ, lëshuar në mënyrën e përcaktuar);
Personale (në lidhje me interesat e një personi të caktuar, janë personale).
Origjinale ose origjinale (kopje të para ose të vetme të dokumenteve zyrtare, të nënshkruara personalisht nga autori);
Kopje (dokumente që riprodhojnë plotësisht informacionin e dokumentit origjinal dhe të gjitha tiparet e tij të jashtme ose një pjesë të tyre, pa fuqi ligjore);
Kopje të vërtetuara (kopje të dokumenteve në të cilat, në përputhje me në përputhje me procedurën e përcaktuar jepni detajet e nevojshme që u japin atyre fuqi ligjore);
Dublikata (kopje të përsëritura të dokumentit origjinal që kanë fuqi ligjore).
8. Sipas formës së paraqitjes:
Individuale (përmbajtja paraqitet në formë të lirë);
Klishe, kur struktura, një pjesë e dokumentit, frazat standarde përgatiten paraprakisht, dhe pjesa tjetër plotësohet gjatë përgatitjes (për shembull, një vërtetim nga vendi i punës);
Tipike, e krijuar për të dokumentuar situata standarde (për shembull, udhëtime pune), e përdorur në të gjitha organizatat.
9. Sipas jetëgjatësisë:
Magazinimi i përhershëm;
Ruajtja afatgjatë (mbi 10 vjet);
Magazinim i përkohshëm (deri në 10 vjet).
NË teksti shkollor“Kursi i Menaxhimit Klerikë” M.V. Kirsanova Kirsanova, M.V. Kursi i menaxhimit të zyrës: tekst shkollor. shtesa / M. V. Kirsanova, Yu M. Aksenov. - botimi i 6-të. - M.: INFRA-M; NGA, 2006 përjashtoi nga klasifikimi shenjën e kufizimit të aksesit në dokumente, por u identifikuan shenja shtesë:
Me emër - letra zyrtare, urdhra, akte, shkresa, kontrata etj.;
Sipas afateve - urgjente, që kërkon ekzekutim brenda një periudhe të caktuar kohore dhe jo urgjente, për të cilën nuk është përcaktuar afat.
Në tekstin “Punët moderne në zyrë” Berezina N.M. Berezina N.M. Puna moderne në zyrë: tekst shkollor. shtesa / N.M. Berezina, L.M. Lysenko, E.P. Vorontsova. - botimi i 3-të. - M.: INFRA-M, 2007, jepet një klasifikim në të cilin përdoren gjithashtu veçoritë e mëposhtme:
Sipas fazave të krijimit - draft, draft, origjinal, kopje, lëshim, dublikatë, ekstrakt, autograf;
Sipas shkallës së publicitetit - i zakonshëm, i fshehtë (me pulla chipboard, CT, konfidenciale, etj.);
Me fuqi ligjore - origjinale, e falsifikuar;
Sipas llojit të veprimtarisë - sistemi i dokumentacionit bankar, sistemi raportues dhe i dokumentacionit statistikor, sistemi i dokumentacionit të tregtisë së jashtme, sistemi i dokumentacionit organizativ dhe administrativ, etj.;
Sipas formës - tabela, teksti, pyetësori, klishe, etj.
Sipas mendimit tonë, klasifikimi më i plotë dhe i suksesshëm i dokumenteve u propozua dhe u publikua nga ekipi i Departamentit të Tregtisë dhe Aktivitetit të Jashtëm Ekonomik të Shtetit Krasnoyarsk.
Instituti i Tregtisë dhe Ekonomisë në tekstin G.B. Blau Dokumentet organizative dhe administrative: metoda. udhëzime / Krasnoyarsk. shteti tregtare-ekonomike. Instituti; komp. G.B. Blau. - Krasnoyarsk, 2008. :
1. Sipas metodës së regjistrimit të informacionit:
Të shkruara (të shkruara me dorë dhe të shtypura);
Dokumentet fono, audio, akustike, përmbajtja e të cilave transmetohet përmes regjistrimit të zërit (skedarët e zërit);
Dokumentet filmike (dokumentet vizuale, përmbajtja e të cilave regjistrohet duke përdorur pajisje speciale në film dhe pasqyron objekte dhe ngjarje në lëvizje);
Dokumentet fotografike (dokumentet vizuale, përmbajtja e të cilave përcillet në mënyrë fotografike);
Dokumentet audiovizuale dhe video (përmbajnë informacion vizual dhe audio);
Dokumentet elektronike në të cilat informacioni paraqitet në formë elektronike, me të dhënat e nevojshme për njohjen e vlefshmërisë së tyre.
2. Në vendin e përpilimit:
Dokumentet e brendshme të përpiluara dhe të përdorura brenda vetë organizatës;
Dokumentet hyrëse të marra nga organizata;
Dokumentet dalëse të dërguara nga organizata.
Dokumente të thjeshta që trajtojnë një çështje;
Dokumente komplekse që mbulojnë çështje të shumta.
4. Sipas shkallës së publicitetit:
E zakonshme (e hapur, e paklasifikuar);
Dokumentet sekrete me kufizime aksesi;
Dokumentet sekrete mund të kenë vulat e mëposhtme:
Për përdorim zyrtar (DSP) - informacion zyrtar i destinuar vetëm për punonjësit e një organizate ose industrie specifike;
Konfidencial - informacion në të cilin qasja është e kufizuar nga legjislacioni i Federatës Ruse;
Sekreti tregtar (CT) - informacion i përdorur për të arritur qëllimet tregtare. Zbulimi mund të shkaktojë dëm për pronarin e informacionit.
5. Sipas formës së paraqitjes:
Individ, përmbajtja e të cilit paraqitet në formë të lirë;
Shablloni - strukturë, pjesë e dokumentit, fraza standarde
përgatitet paraprakisht, dhe pjesa tjetër plotësohet gjatë përgatitjes (për shembull, një vërtetim nga vendi i punës);
Tipike, e krijuar për të dokumentuar situata standarde (për shembull, udhëtime pune), të përdorura në të gjitha organizatat).
6. Sipas fazave të krijimit:
Draft - botimi paraprak i dokumentit;
Belovik - i pastër;
Leje - një kopje e dokumentit dalës që mbetet në institucion;
7. Sipas rëndësisë juridike:
Origjinali ose origjinal - një dokument në botimin përfundimtar, i hartuar duke marrë parasysh kërkesat e standardeve shtetërore;
Kopja e një dokumenti - një riprodhim i saktë i origjinalit (kopjet mund të jenë faksimile dhe pa pagesë; një kopje faksimile përmban të gjitha detajet e dokumentit dhe pasqyron veçoritë e prodhimit të tyre - fotokopjues, faks, fotokopje);
Dublikatë - një kopje, e cila lëshohet në rast të humbjes së origjinalit ose origjinalit, ka të njëjtën forcë juridike si origjinali.
8. Me emër: urdhër, vërtetim, shkresë zyrtare, akt, protokoll, marrëveshje dhe lloje të tjera dokumentesh;
9. Sipas jetëgjatësisë:
Dokumentet e ruajtjes së përhershme (të pacaktuar) që janë me interes për shkencën dhe historinë (plane, raporte, protokolle, rezoluta, vendime, etj.);
Dokumentet me periudha të gjata ruajtjeje - mbi 10 vjet (skedarët personal, të dhënat mjekësore, dokumentacioni teknik dhe etj.);
Dokumentet e ruajtjes së përkohshme - deri në 10 vjet;
10. Nga origjina:
Dokumentet zyrtare (ndikojnë në interesat e organizatës, ndërmarrjes);
Dokumentet personale (kanë të bëjnë me interesat e një personi të caktuar dhe janë të regjistruar).
11. Sipas afateve:
Dokumentet urgjente që kërkojnë ekzekutim brenda një periudhe të caktuar kohore;
Dokumentet jo urgjente për të cilat nuk ka afat të caktuar.
Një dokument që krijohet në një shoqëri përfshihet në sistemin përkatës të dokumentacionit si element i tij. Lloje dhe lloje të caktuara dokumentesh përbëjnë një sistem dokumentimi. Deri më tani, në shkencën e dokumenteve nuk ka një klasifikim të qëndrueshëm shkencor të llojeve dhe llojeve të dokumenteve.
Karakteristika më e rëndësishme për klasifikimin e dokumenteve është përmbajtja e tij. Dokumentet zyrtare mund të ndahen: për çështje administrative; logjistikë; planifikimi; aktivitetet operative; Kontabiliteti; trajnimi dhe vendosja e personelit; çështje financiare, kreditore dhe të tregtisë së jashtme etj.
Të gjitha dokumentet që qarkullojnë në ndërmarrje mund të klasifikohen sipas kritereve të mëposhtme.
Ka shumë lloje të dokumenteve me emër. Këtu janë vetëm disa: urdhra, udhëzime, plane dhe raporte, akte, protokolle, kontrata, statute, udhëzime, certifikata, raporte, shënime shpjeguese, letra zyrtare, telegrame, standarde, kushte teknike, kërkesa dhe urdhra pagesash, autorizime, etj.
Sipas metodës së regjistrimit të informacionit, dokumentet mund të shkruhen (të shkruara me dorë, të daktilografuara, tipografike, të përgatitura në makina dublikate, të printuara në kompjuterë personalë), dokumente grafike dhe fotografike dhe filmike.
Sipas shkallës së kompleksitetit, dokumentet ndahen në të thjeshta dhe komplekse. Të thjeshtat janë dokumente që trajtojnë një çështje, ndërsa ato komplekse mbulojnë disa çështje.
Sipas shkallës së publicitetit, bëhet dallimi midis dokumenteve të hapura (të paklasifikuara) dhe dokumenteve me akses të kufizuar. Dokumentet me akses të kufizuar vijnë në shkallë të ndryshme të fshehtësisë: top sekret, sekret, dokumente për përdorim zyrtar (DSP), të klasifikuara si "konfidenciale".
Sipas fuqisë së tyre ligjore, dokumentet ndahen në të vërteta dhe të falsifikuara. Dokumentet autentike mund të jenë të vlefshme ose të pavlefshme. Një dokument bëhet i pavlefshëm si rezultat i skadimit ose anulimit të tij nga një dokument tjetër.
Sipas afateve të ekzekutimit, dokumentet klasifikohen në urgjente dhe jourgjente. Urgjente janë dokumentet me afate të përcaktuara me ligj dhe aktet ligjore përkatëse, si dhe telegramet dhe dokumentet e tjera të shënuara “urgjente”.
Në bazë të origjinës së tyre, dokumentet klasifikohen në zyrtare, të përgatitura pranë ndërmarrjeve, organizatave dhe personale (letra të qytetarëve që parashtrojnë ankesa, sugjerime, kërkesa).
Sipas periudhës së ruajtjes, dokumentet ndahen në dokumente me periudhë ruajtjeje të përkohshme dhe të përhershme. Dokumentet e ruajtjes së përkohshme, nga ana tjetër, ndahen në dokumente me një periudhë ruajtjeje deri në 10 vjet dhe mbi 10 vjet.
Sipas shkallës së detyrueshmërisë, dokumentet mund të jenë informative, që përmbajnë informacione dhe fakte për prodhimin dhe aktivitetet e tjera të organizatave, dhe direktivë - të detyrueshme, duke pasur natyrën e një norme ligjore ose teknike.
Sipas shkallës së unifikimit, dokumentet dallohen midis individuale, standarde, shabllone, të përafërta dhe të unifikuara në formën e një pyetësori dhe tabele.
Dokumentet individuale zhvillohen nga organizata të veçanta për përdorim të brendshëm.
Dokumentet standarde janë ato të krijuara nga autoritetet më të larta për organizata me funksione homogjene dhe janë të detyrueshme.
Dokumentet stencil kanë tekst të printuar paraprakisht me hapësira që plotësohen kur dokumenti të finalizohet, në varësi të situatës specifike. Dokumentet e tilla janë premtuese, sepse kurseni kohë në përgatitje.
Dokumentet e mostrës janë indikative në natyrë dhe përdoren për të hartuar dhe ekzekutuar dokumente me analogji.
Një pyetësor është një metodë e paraqitjes së një teksti të unifikuar, në të cilin informacioni konstant ndodhet në anën e majtë të fletës dhe një variabël futet në dokument gjatë përgatitjes së tij në anën e djathtë të fletës.
Një tabelë është një dokument në të cilin informacioni konstant vendoset në titujt e kolonave dhe shiritit anësor (titujt e rreshtave), dhe një ndryshore (në shprehje dixhitale ose verbale) vendoset në kryqëzimin e kolonave dhe rreshtave përkatës.
Teksti i paraqitur në formën e tabelës ka një kapacitet të madh informacioni, ju lejon të klasifikoni dhe kodoni në mënyrë rigoroze informacionin dhe të përmblidhni lehtësisht të dhëna të ngjashme. Tabela e personelit, plani, orari i pushimeve dhe dokumentet e tjera hartohen në formë tabele.
PYETJE PËR VETËKONTROLLI:
1. Si lidhen konceptet “dokument” dhe “informacion”? Cila është rëndësia e informacionit dhe e dokumenteve në jetën e një personi dhe shoqërisë?
2. Në çfarë përkufizimi jepet koncepti “dokument”. Ligji federal"Për informacionin, informatizimin dhe mbrojtjen e informacionit" dhe në GOST R51141-98?
3. Si u zhvillua koncepti i “dokumentit”?
4. Pse funksioni i informacionit është i natyrshëm në të gjitha dokumentet?
5. Cilat dokumente fillimisht janë të pajisura me funksion juridik, d.m.th. A ishte ky funksion i përfshirë qëllimisht nga autori në kohën e krijimit të dokumentit?
6. Pse dokumenti është multifunksional?
7. Çfarë metodash dokumentimi mund të përmendni?
8. Cilat media të reja njihni?
9. Çfarë ndikon në fitimin e fuqisë juridike nga një dokument?
10. Çfarë klasifikimesh të një dokumenti mund të jepen dhe në bazë të cilave kritere?
11. Pse ligjet kërkojnë dokumentacion të informacionit?
Një dokument biznesi është mjeti kryesor për kryerjen e aktiviteteve të menaxhimit, regjistrimin dhe transmetimin e informacionit. Dokumentet përmbajnë plane veprimi dhe programe pune specifike për zhvillimin shtetëror dhe social. Me ndihmën e tyre, koordinohen përpjekjet e organizatave të ndryshme, komandat e menaxhimit u transmetohen objekteve vartëse përmes dokumenteve, dhe falë tyre, sasi të mëdha informacioni ruhen për analizë, krahasim dhe vlerësim kritik. Për më tepër, dokumenti ju lejon të grumbulloni informacion dhe ta transferoni atë në brezat pasardhës, duke qenë baza për shfaqjen e fazave të zhvillimit të shkencës, teknologjisë, kulturës dhe një burim për studimin e historisë së shoqërisë.
Një nga kërkesat kryesore për dokumentet është përshtatshmëria e tyre për ruajtje afatgjatë dhe dukshmëri maksimale. Kushtet e nevojshme Për të përmbushur këto kërkesa do të thotë të pajtohen me kërkesat për sigurimin e dizajnit të jashtëm dhe përmbajtjes së brendshme.
Dokumentacioni i aktiviteteve të menaxhimit konsiston në regjistrimin në forma të përcaktuara të informacionit të nevojshëm për menaxhimin, d.m.th. në krijimin e dokumenteve. Baza për krijimin e dokumenteve në një institucion është nevoja për të vërtetuar praninë dhe përmbajtjen e veprimeve të menaxhimit, transferimin e informacionit, ruajtjen dhe përdorimin për një kohë të caktuar. Për të zhvilluar disa parime për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve, formave dhe metodave të punës me to, ato klasifikohen sipas një numri karakteristikash.
Klasifikimi i dokumenteve është baza për organizimin, marrjen dhe ruajtjen e tyre.
Klasifikimi është grupimi i dokumenteve sipas karakteristikave të caktuara për të lehtësuar studimin dhe kërkimin e tyre. Qëllimi i klasifikimit është të rrisë efikasitetin e aparatit të menaxhimit dhe përgjegjësinë e interpretuesve. Rritja e përgjegjësisë së interpretuesve kryhet duke përcaktuar funksionet e njësive strukturore të institucionit dhe përgjegjësitë e interpretuesve, duke shpërndarë më qartë informacionin mes tyre, duke eliminuar mundësinë e subjektivitetit dhe aksidenteve në zbatimin e procesit të punës me dokumente.
Është gjithashtu e rëndësishme që nëse dokumentet grupohen gabimisht, puna e autoriteteve arkivore, të cilat vazhdojnë të punojnë me ta, pengohet ndjeshëm. Vështirësitë më të mëdha lindin në arkivat që përmbajnë punë praktike për lëshimin e certifikatave, dhënien e dokumenteve nëpërmjet dhomave të leximit për shkencëtarët, studiuesit, identifikimin dhe publikimin e dokumenteve për tema të ndryshme për gamë të gjerë lexuesit. E gjithë puna kërkon njohuri të sakta të përbërjes dhe përmbajtjes së dokumenteve, gjë që është e mundur vetëm nëse pranohen nga institucionet dokumente të plota, të grupuara dhe të ekzekutuara saktë. Kjo mund të arrihet me një klasifikim të qartë të dokumenteve.
Për të klasifikuar dokumentet brenda një institucioni, krijohen skemat e klasifikimit - klasifikuesit. Ato vijnë në dy lloje: strukturore dhe industriale-industriale.
Në klasifikuesin e tipit strukturor, dokumentacioni ndahet në pjesë në përputhje me ndarjet strukturore. Titujt janë emrat e njësive strukturore, dhe artikujt janë emrat e llojeve të dokumenteve.
Nëse organizata nuk ka një ndarje të qartë në ndarje strukturore, atëherë klasifikuesi më i përshtatshëm është lloji i prodhimit-industrisë. Gjatë përpilimit të një klasifikuesi, mund të përdoren dispozita për institucionin dhe ndarjet strukturore të tij, përshkrimet e punës, nomenklatura e lëndëve, listat e lëndëve që tregojnë periudhat e ruajtjes, inventarizimi i rasteve të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme.
Klasifikimi i dokumenteve sipas karakteristikave.
Le të shqyrtojmë disa kritere për klasifikimin e dokumenteve që ekzistojnë aktualisht në literaturën shkencore.
Deri më tani, në shkencën e dokumenteve nuk ka një klasifikim të qëndrueshëm shkencor të sistemeve të dokumentacionit ose llojeve të llojeve të dokumenteve.
Çdo dokument i krijuar në shoqëri është një element i një sistemi të më shumë nivel të lartë, përfshihet në sistemin përkatës të dokumentacionit si element i tij. Duke i konsideruar dokumentet si një formë të pasqyrimit të realitetit të institucioneve, organizatave, ndërmarrjeve, është e mundur të identifikohen shumë sisteme dokumentacioni të ndërlidhur dhe vartës.
Sistemi më i përgjithshëm dhe më holistik, që zë shkallën më të lartë në shkallën hierarkike të formimeve të dokumenteve, mund të konsiderohet sistemi i dokumentacionit mbarëkombëtar, i cili përfshin të gjitha llojet e sistemeve të dokumentacionit që dalin dhe qarkullojnë në vend. Ai përbëhet nga shumë nënsisteme që mund të klasifikohen sipas kritereve të ndryshme (territoriale, funksionale, niveli drejtues, etj.).
Para së gjithash, ne mund të bëjmë dallimin midis sistemeve të dokumentacionit funksional dhe sektorial. Sistemet funksionale dokumentacioni që ka rëndësi ndërsektoriale, si planifikimi, raportimi dhe statistika, logjistika, financimi, etj. - në një shkallë ose në një tjetër janë të qenësishme në të gjitha organet drejtuese.
Sistemet e dokumentacionit që funksionojnë dhe pasqyrojnë aktivitetet e autoriteteve në përputhje me rrethanat menaxhimin sektorial(komisionet, ministritë, departamentet, departamentet) konsiderohen sektoriale.
Dokumentet që përbëjnë një sistem dokumentacioni janë të lidhura nga një unitet qëllimi dhe së bashku ofrojnë dokumentacionin e një funksioni të caktuar menaxhimi ose lloj aktiviteti.
Në institucione të ndryshme, përbërja dhe numri i dokumenteve të krijuara nuk janë të njëjta. Dispozitat kryesore të Sistemit të Menaxhimit të Dokumentacionit Shtetëror thonë se një grup dokumentesh përcaktohet nga kompetenca dhe funksionet e organizatës, procedura për zgjidhjen e çështjeve, vëllimi dhe natyra e marrëdhënieve me organizatat e tjera dhe përfshihet në fletën e dokumentit.
Bazuar në fuqinë e tyre juridike, bëhet dallimi midis dokumenteve origjinale dhe atyre të falsifikuara.
Një dokument është autentik nëse informacioni për autorin, kohën dhe vendin e krijimit të tij, i përfshirë në të ose i identifikuar në çfarëdo mënyre, korrespondon me realitetin. “Dokumentet konsiderohen autentike nëse janë lëshuar në përputhje me procedurën e përcaktuar me ligj në përputhje me të gjitha rregullat e falsifikuara janë dokumente, dizajni ose përmbajtja e të cilave nuk përputhet me të vërtetën. Dokumentet origjinale ndahen, nga ana tjetër, në të vlefshme dhe të pavlefshme. Një dokument bëhet i pavlefshëm nëse ka humbur fuqinë juridike për ndonjë arsye, si skadimi, ose kompetenca e të cilit kufizohet në zonën e lëshuar, si kartë shërbimi ose kartë identiteti, në krahasim me pasaportën.
Sipas fazës së krijimit, dokumentet dallohen midis origjinaleve, origjinaleve dhe kopjeve të dokumenteve.
Origjinali i një dokumenti zyrtar është kopja e parë ose e vetme e një dokumenti zyrtar. E megjithatë, teksti i një dokumenti të hartuar në kokë, i ekzekutuar dhe i vërtetuar në mënyrën e përcaktuar (që ka vulë, vulë dhe nënshkrim të titullarit të institucionit ose njësisë strukturore në emër të së cilës vjen) quhet origjinal. . Origjinali i një dokumenti zyrtar është kopja e parë ose e vetme.
Termi "origjinal" nganjëherë përdoret si sinonim për fjalën "origjinal", pasi në kuptimin e tij përkufizimi "origjinal" do të thotë "i vërtetë, real, origjinal, "origjinal" dhe origjinal do të thotë "origjinal, mostër".
Një kopje riprodhon informacionin e një dokumenti tjetër, të gjitha ose një pjesë të veçorive të tij të jashtme. Ekzistojnë disa lloje të kopjeve të dokumenteve:
- - botim - lloji historik i kopjeve të dokumenteve, “d.m.th. vepra të bazuara në një protograf (tekst origjinal), por me drejtim, formë dhe përmbajtje të re”; "një lloj teksti i një vepre".
- - listat janë gjithashtu një nga llojet historike të kopjeve të dokumenteve, "në praktikën e punës së zyrës së institucioneve mesjetare të Moskës, u respektua rregulli i kopjimit të aktit "fjalë për fjalë" dhe nëse teksti nuk mund të lexohej, skribët mund të bëjnë lëshime. Në disa raste, botimet e burimeve ruhen në disa lista, të cilat kanë karakteristikat dhe dallimet e tyre.” Dokumentet historike që kanë arritur tek ne janë kryesisht të shekullit të 18-të. të ruajtura në lista
- - kopje faksimile - riprodhon me saktësi një sërë veçorish të jashtme të një dokumenti të shkruar, grafik, vizual, d.m.th. përmban të gjitha detajet e tij dhe pasqyron veçoritë e vendndodhjes, regjistrimit dhe ekzekutimit të tyre, një kopje e dokumentit të transmetuar përmes kanaleve të faksit, nëse ndiqen procedurat e përcaktuara, ka fuqi ligjore;
- - kopje falas - përmban të gjitha detajet e dokumentit origjinal, por nuk e përsërit domosdoshmërisht formën e tij;
- - leje - një riprodhim i plotë dhe i saktë i origjinalit të dokumentit dalës që ka mbetur në institucion, leja krijohet njëkohësisht me origjinalin (paraqitja e këtij termi daton në fund të shekujve 18 - 19, duke e quajtur draft ose një kopje të dokumentit të dërguar që ruhet në punët e institucionit;
- - ekstrakt - një kopje e një dokumenti zyrtar, duke riprodhuar një pjesë të tij dhe të vërtetuar në mënyrën e përcaktuar;
- - dublikatë - një kopje e përsëritur e një dokumenti zyrtar që ka fuqinë juridike të origjinalit; një dublikatë lëshohet në rast të humbjes së dokumentit origjinal (për shembull, pasaportë, certifikatë lindjeje dhe dokumente të tjera);
- - kopje e autorizuar - kopja e një dokumenti të nënshkruar nga autori ka fuqinë e origjinalit. Kopja e autorizuar, së bashku me dokumentin origjinal, depozitohet në dosje dhe depozitohet në arkiv;
- - interpolim - një lloj letrar i kopjes së një dokumenti, me tekstin origjinal të modifikuar, kur fjalët ose frazat që nuk ishin në origjinal janë futur në tekst;
- - Dokumentet e dyfishta janë dokumente të dyfishta, d.m.th. disa kopje të të njëjtit dokument, origjinal ose kopje;
Kopjet ndahen gjithashtu në:
- - të vërtetuara - kopje të dokumenteve të hartuara dhe të vërtetuara brenda institucionit; dhe e noterizuar; të vërtetuara pa formalitete të mëposhtme (pa vula), të vërtetuara nga individë privatë. Format e njohura historikisht të certifikimit të dokumenteve fillojnë me sistemin e rendit të punës në zyrë, kur një nëpunës ose nëpunës me një mbishkrim "fiksoi" një shtyllë, duke nënshkruar në vendet e "stavëve" në mënyrë që shkronjat, rrokjet ose fjalët individuale të nënshkrimit të tij të ishin. shtrirë përgjatë vijave të ngjitjes, nëse "shtylla" ishte e gjatë, nënshkrimi mund të përsëritej disa herë;
- - i pa certifikuar - nuk disponon kërkesën për "shenjën e vërtetimit të kopjes".
Kështu, mund të konkludojmë se nëse origjinali luan funksionin e sigurimit të dokumentit, atëherë kopja e dokumentit funksionon si burim informacioni, pasi është kopja që është objekt i qarkullimit të informacionit.
Sipas formës dhe madhësisë, dokumentet mund të ndahen në:
- - tredimensionale (eksponate muzeale, gjetje arkeologjike, ndërtesa dhe struktura, vepra arkitekturore dhe të tjera) - perceptimi i të cilave ndodh në tre dimensione;
- - planare (vizatime, fotografi, Hartat gjeografike dhe të tjera) - perceptimi i të cilave ndodh në dy dimensione;
- - kasetë (shirita magnetikë, filma me rrotull dhe të tjera), gjerësia e të cilave është e vogël në krahasim me gjatësinë].
Sipas formës së paraqitjes së informacionit të përfshirë në dokumente, ato mund të ndahen në:
- - parësor - që përmban “informacion të ri shkencor dhe teknik që është rezultat i kërkimit, projektimit dhe aktiviteteve praktike ose një kuptim i ri i ideve dhe fakteve të njohura;
- - dytësore - janë rezultat i përpunimit të një ose më shumë dokumenteve parësore.
Ky grupim është më i përshtatshëm për t'u përdorur gjatë përpunimit, ruajtjes dhe shpërndarjes së dokumenteve.
Sipas formës së regjistrimit të informacionit, dokumentet ndahen në:
- - të shkruara - informacion në të cilin paraqitet në formën e tekstit alfabetik;
- - statistikore - forma e paraqitjes së informacionit është kryesisht dixhitale;
- - ikonografik - informacioni paraqitet në formën e ilustrimeve ose imazheve (film, foto dokumente, piktura);
- - fonetike - një formë e shëndoshë e prezantimit të informacionit (incizime kasetë, pllaka gramafoni).
Bazuar në natyrën e perceptimit të informacionit, dokumentet ndahen në:
- - vizuale - e perceptuar nga organet e vizionit;
- - dëgjimore - e perceptuar nga organet e dëgjimit;
- - audiovizuale - perceptohet nga organet e dëgjimit dhe vizionit njëkohësisht.
Sipas dizajnit, dokumentet mund të jenë: fletë; të qepura; i mbështjellë
Në bazë të ngjyrës së figurës, dokumentet ndahen në: njëngjyrëshe (bardh e zi); shumëngjyrësh.
Me metodën e riprodhimit: shtypje; fotografike; elektrografike; diazo-grafike; termografike; të daktilografuara; të shkruara me dorë.
Sipas kohëzgjatjes së ruajtjes - periudha e ruajtjes së përhershme, periudha e ruajtjes së përkohshme mbi 10 vjet, periudha e ruajtjes së përkohshme deri në 10 vjet.
Bazuar në teknikën e krijimit, dokumentet ndahen në:
- - i orientuar nga makina, i përshtatur për përpunimin e të dhënave duke përdorur teknologjinë kompjuterike (kartat e shpuara, shirita me grushta);
- - të lexueshme nga makina, të përshtatura për leximin automatik të informacionit që përmbahet në to, në të cilin kërkimi dhe shpërndarja e informacionit kryhet me anë të teknologjisë kompjuterike;
- - makineri, krijuar nga teknologjia kompjuterike (shirita magnetikë, disqe)].
Në varësi të bartësit të informacionit, dokumentet mund të jenë në një bartës informacioni të bazuar në letër që nuk është fotosensitive, media për proceset riprografike (letër termike, letër diazo, film fotografik, letër gjurmuese, letër shumështresore për kopjimin e shkëndijës elektrike, etj.), mikromedia për informacion vizual, media zanore, media video, shirit me grusht, kartë me grusht, shirit magnetik, disk, disk lazer, kristale.
Nga pikëpamja e publicitetit, dokumentet mund të jenë të zakonshme, vetëm për përdorim zyrtar ose sekret.
Bazuar në teknikat e regjistrimit, dokumentet ndahen në ato të krijuara në gjuhë natyrore (duke përdorur regjistrim të thjeshtë), stenografi dhe të koduar.
Në varësi të afatit të ekzekutimit, dokumentet klasifikohen si më poshtë:
- - urgjente - kërkon ekzekutim brenda një periudhe të caktuar të përcaktuar me ligj;
- - jo urgjente - një afat për të cilin nuk është përcaktuar.
Bazuar në numrin e çështjeve të pasqyruara në dokumente, ato dallohen:
- - e thjeshtë (elementare), përmbajtja e së cilës i kushtohet një çështjeje;
- - kompleks (i përbërë), që pasqyron përmbajtjen e disa pyetjeve.
Bazuar në qëllimin e tyre, dokumentet mund të jenë:
- - individuale, e krijuar në çdo formë dhe në çdo rast individual për të zgjidhur një problem specifik menaxherial;
- - standard, që pasqyron çështje homogjene dhe përfaqëson një tekst mostër, mbi bazën e të cilit ndërtohen tekste dokumentesh me përmbajtje të ngjashme, duke ruajtur strukturat dhe formulimet bazë (gërma standarde, udhëzime standarde, nomenklatura standarde të rasteve);
- - dokumente stencil, një pjesë e tekstit të të cilave shtypet paraprakisht (informacion i përhershëm), dhe një pjesë e tekstit futet kur përpilohet (informacion i ndryshueshëm) - certifikata, pyetësorë, fletë personale për të dhënat e personelit.
Sipas origjinës së tyre, dokumentet ndahen në:
- - zyrtar - i krijuar nga një organizatë, institucion, ndërmarrje ose zyrtar dhe i formalizuar në mënyrën e përcaktuar; Në mesin e dokumenteve zyrtare mund të ketë dokumente personale që identifikojnë një person ose të drejtat, përgjegjësitë, pozicionin zyrtar ose publik të tij, si dhe që përmbajnë informacion biografik;
- - një dokument me origjinë personale, i krijuar nga një person jashtë sferës së tij aktivitetet zyrtare ose kryerja e detyrave zyrtare;
- - publike (ose sociale), këto janë dokumente që karakterizojnë një person, marrëdhëniet ndërpersonale, marrëdhëniet ndërmjet individit dhe shtetit, ndërmjet formacioneve të ndryshme shoqërore dhe shtetit (deklarata, propozime dhe ankesa të qytetarëve).
Dokumentet klasifikohen sipas qëllimit të tyre:
- - si mjet për regjistrimin e fakteve, ngjarjeve, dukurive (akte, raporte, protokolle);
- - si mjet për transmetimin e informacionit në distancë (letra, telegrame, mesazhe telefonike, etj.).
Sipas vendit të përgatitjes, dokumentet janë:
- - të jashtme, të marra nga institucioni ose të dërguara prej tij përtej kufijve të tij;
- - të brendshme, të përpiluara brenda institucionit dhe të përdorura brenda tij.
Me emër, ekzistojnë disa lloje dhe lloje dokumentesh - akte, protokolle, urdhra, etj.
Në vitin 1990 u shfaq Sistemi shtetëror mbështetje për menaxhimin e dokumentacionit (GSDOU). Është dokumenti më i plotë për organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhmentin.
Sipas dispozitave të Institucionit Arsimor Buxhetor të Shtetit, krijohen udhëzime për punën në zyrë, metoda dhe rekomandime për aspekte të ndryshme të punës në zyrë. Në vitin 1993 u morën dispozitat e Institucionit Arsimor Buxhetor të Shtetit zhvillimin e mëtejshëm në Udhëzimet standarde për punën e zyrës në ministritë dhe departamentet e Federatës Ruse.
Karakteristikat e përgjithshme të paraqitjes dhe klasifikimit
Çdo klasifikim shoqërohet me përcaktimin e një ose më shumë karakteristikave, në bazë të të cilave grupet dallohen nga masa totale e objekteve. Objektet e të njëjtit grup kanë këto karakteristika, të quajtura baza e klasifikimit, përputhen.
Dokumentet mund të klasifikohen sipas kritereve të ndryshme:
- nga origjina: zyrtar, personal;
- sipas vështirësisë: e thjeshtë, komplekse;
- me urgjencë: shumë urgjente, urgjente, jourgjente;
- nga publiciteti: sekret, për përdorim zyrtar, i paklasifikuar;
- sipas formës: tipike, individuale;
- sipas afatit të ruajtjes: ruajtje e përkohshme, afatgjatë, e përhershme.
Llojet e klasifikimeve
Mund të renditen shumë karakteristika të tjera të klasifikimeve. Le të shohim llojet më të përdorura të klasifikimeve.
Në Fig. 1.9 paraqet klasifikimin e dokumenteve nga natyra e lidhjeve të informacionit ndërmarrjeve
TE dokumentet e jashtme lidhen rregulloret organizatat më të larta. Këto dokumente vijnë nga autoritetet fiskale (shërbimi tatimor), autoritetet mjedisore, autoritetet e mbrojtjes sociale dhe shumë të tjera. Dokumentet që vijnë nga organizata të tjera ose të destinuara për organizata të tjera konsiderohen gjithashtu të jashtme.
Dokumentet e brendshme mund të emërtojmë vetëm ato që krijohen dhe qarkullojnë brenda ndërmarrjeve apo institucioneve.
Për të organizuar menaxhim efektiv, pavarësisht nga lloji i ndërmarrjes, nevojiten dokumente organizative dhe administrative. Dokumentet e tilla shpesh referohen me termin e përgjithshëm - dokumentet e menaxhimit. Le të hedhim një vështrim më të afërt në llojet e dokumenteve të menaxhimit.
TE dokumentet organizative e një ndërmarrje mund të përfshijë statutin e ndërmarrjes, një përshkrim të strukturës së saj, personelin, rregullat e brendshme dhe përshkrimet e punës së punonjësve.
TE dokumentet administrative përfshijnë urdhra, udhëzime dhe vendime për aktivitetet kryesore. Këto dokumente përpilohen në të njëjtin lloj, vetëm emri i llojit të dokumentit (urdhri, udhëzimi, vendimi) dhe fjalët e kontrollit ("Unë urdhëroj"; "Unë detyroj"; "Vendosa").
TE dokumentet e personelit përfshijnë dokumente që vendosin marrëdhëniet midis një qytetari dhe një ndërmarrje. Këto janë urdhra për personelin (marrja në punë, shkarkimi, transferimi në një pozicion tjetër, etj.), Librat e punës, kontratat (marrëveshjet) individuale me punonjësit, dosjet e tyre personale dhe llogaritë personale të pagave.
TE informacione dhe dokumente referimi përfshijnë letra, fakse, memorandume, mesazhe telefonike, etj.
Klasifikimi i dokumenteve të menaxhimit sipas qëllimit funksional treguar në Fig. 1.10.
Dokumentet në qarkullim në ndërmarrje mund të klasifikohen sipas drejtimit të rrjedhës së dokumentit(Fig. 1.11).
|
Oriz. 1.11. Rrjedhat e dokumenteve të ndërmarrjes |
Inbox Këto janë dokumentet që ndërmarrja ka marrë nga organizata të tjera. Dokumentet dalëse - Këto janë dokumente që një ndërmarrje (organizatë) ua dërgon ndërmarrjeve të tjera.
Vendase dokumentet qarkullojnë brenda ndërmarrjes dhe përmbajnë informacion që lejon zgjidhjen e problemeve të prodhimit të brendshëm. Një klasifikim i zakonshëm i dokumenteve midis nëpunësve është sipas përmbajtjes.Është treguar në Fig. 1.12.
fillore - Këto janë dokumente që regjistrojnë të dhënat burimore.
Përmbledhje- dokumente që mbledhin të dhëna nga disa dokumente parësore.
Me zhvillimin e teknologjisë kompjuterike dhe softuerit special, ka hyrë në përdorim edhe klasifikimi i dokumenteve. sipas llojit të medias(Fig. 1.13).
Shprehja "dokument elektronik" qëndron në themel të teknologjisë së zyrës pa letër. Le t'i hedhim një vështrim më të afërt grupeve të dokumenteve të identifikuara si rezultat i klasifikimit të dokumenteve sipas llojit të medias.
Shekulli i kaluar quhet epoka e përparimit shkencor dhe teknologjik të njerëzimit. Ne kemi bërë një rrugë të gjatë - nga aeroplanët e parë te raketat hapësinore, nga makinat e shkrimit dhe shtimi i makinerive te kompjuterët personalë. Përparimi i shkencës ka gjeneruar një fluks të madh informacioni që fjalë për fjalë është përhapur mbi ne. Si të merreni me të? Na duhet një organizim shkencor i punës. Dhe këtu, puna e zyrës e organizuar siç duhet luan një rol të rëndësishëm. Kërkesat uniforme për përgatitjen dhe përpunimin e dokumenteve bëjnë të mundur marrjen e shpejtë të informacionit të nevojshëm. Aftësia për të hartuar saktë një dokument flet gjithashtu për kulturën universale njerëzore. Depërtimi i shpejtë i kompjuterëve në të gjitha sferat e veprimtarisë njerëzore nuk e ka kursyer punën në zyrë.
Përdorimi i një kompjuteri për përpunimin dhe ruajtjen e dokumenteve hap mundësi të reja për përshpejtimin e procesit të përpunimit të informacionit dhe, rrjedhimisht, vendimmarrjen dhe menaxhimin efektiv. Historia e krijimit të dokumenteve është e lidhur ngushtë me historinë e krijimit dhe zhvillimit të vizatimit dhe shkrimit. Pikturat e para të shpellave të përcjella te njeriu primitiv informacionin e parë nga njerëzit e tjerë. Rrugë e gjatë punoi përmes dokumentit derisa letra u bë mediumi kryesor i tij: pllaka kuneiforme, shkronja të lëvores së thuprës, papirus, pergamenë. Dokumentet e krijuara kryesisht nga kronistë të panjohur na lejuan të mësojmë historinë e Atdheut tonë. Për shekuj, dokumentet plotësoheshin me dorë. Qindra nëpunës punonin në agjencitë qeveritare.
Cilësia e dokumentit u përcaktua kryesisht nga shkrimi i tyre i dorës. Vetëm në fundi i XIX shek, mekanizimi erdhi në krijimin e dokumenteve. U shfaqën makinat e para mekanike të shkrimit, por, megjithatë, procesi i krijimit të një dokumenti mbeti mjaft intensiv i punës. Për të bërë edhe ndryshime të vogla në tekst, ai duhej të rishkruhej plotësisht. Me zhvillimin e elektronikës, makinat e shkrimit u shfaqën të pajisura me një pajisje ruajtëse të aftë për të kujtuar disa faqe teksti. Por revolucioni i vërtetë në përgatitjen e dokumenteve u bë nga ardhja e kompjuterëve personalë.
Deri më tani, mënyra kryesore e regjistrimit të fakteve, ngjarjeve dhe informacioneve të tjera është një dokument i shkruar ose i shtypur në letër. Një dokument në letër është një nga mënyrat më të rëndësishme për të vërtetuar një ngjarje të caktuar. Nuk është çudi që proverbi i vjetër rus thotë: ajo që shkruhet me stilolaps nuk mund të pritet me sëpatë.
Përdorimi i kompjuterëve për përpunimin, ruajtjen dhe transmetimin e dokumenteve çoi në shfaqjen e termit dokument elektronik, domethënë një dokument i bërë duke përdorur një program aplikativ dhe i ruajtur në një medium magnetik. Një dokument elektronik, krahasuar me një "kopje të shtypur" (siç quhet ndonjëherë një dokument letre), ka një sërë përparësish:
Lehtë për të bërë ndryshime;
Përdorimi i formularëve të dokumenteve të përgatitura paraprakisht jo vetëm me detajet bazë të treguara në to, por edhe me fraza standarde të shtypura në përputhje me llojin e dokumentit;
Kursime të kostos kur lexoni informacionin që përmban një dokument direkt nga ekrani i monitorit, pa printim në letër;
Efikasiteti (nga disa minuta në disa orë) gjatë transferimit në një institucion tjetër nga e-mail;
Mundësia e transmetimit të një dokumenti me e-mail për çdo numër marrësish;
Mundësia e arkivimit të dokumenteve dhe mbrojtjes së tyre nga aksesi i paautorizuar.
Deri kohët e fundit, rregulloret e nxjerra agjencive qeveritare, u shpërndanë nëpër institucionet në formë letre: letra, broshura, etj. Kjo kërkonte përdorimin e ambienteve të printimit dhe përfshirjen e punonjësve të postës, gjë që çoi në kosto të mëdha materiale në shkallë shtetërore. Tani mjafton që të publikohen një numër i kufizuar kopjesh në letër (hard) të dokumentit dhe të dërgohen materiale në institucionet me e-mail.
Brenda një organizate, edhe nëse ka disa degë, përdoren sisteme elektronike të menaxhimit të dokumenteve. Kjo formë çon në reduktimi i personelit drejtues.
Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve rrit kërkesat e kualifikimit për personelin. Tashmë, kur aplikoni për një punë në shumë ndërmarrje, aplikantëve u kërkohet të jenë në gjendje të punojnë në një kompjuter personal. Nuk është sekretari-daktilografist që merret me shtypjen dhe shtypjen e tekstit, por vetë punonjësi përgatit dokumente sipas profilit të veprimtarisë së tij dhe detyra e sekretarit janë vetëm monitorimi i korrektësisë së ekzekutimit dhe regjistrimit të tyre. Megjithatë, zhvendosja e plotë e dokumenteve në letër nga puna në zyrë, me sa duket nuk do të ndodhë së shpejti. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të zgjidhen një sërë çështjesh që lidhen me njohjen e forcës juridike të një dokumenti elektronik. Këto përfshijnë zhvillimin e formularëve, regjistrimin e lëvizjes së dokumenteve elektronike dhe sigurimin e regjistrimit të tyre. Gjëja më e vështirë në këtë rrugë do të jetë krijimi i një mekanizmi të nënshkrimit elektronik që do të kishte të njëjtën fuqi ligjore si një nënshkrim i shkruar me dorë. Shtojca 1 ofron materiale mbi evolucionin kuadri legjislativ mbi menaxhimin e dokumenteve elektronike.
Dokumentet e shabllonit
Përdorimi i teknologjisë kompjuterike lehtëson shumë krijimin e dokumenteve të ndryshme. Si rregull, organizatat krijojnë shumë dokumente të përsëritura: urdhra për punësim, largim nga puna dhe stimuj për punonjësit; dokumente që lidhen me orientimin profesional të organizatës, etj. Dokumentet e tilla janë tipike për një organizatë të caktuar, prandaj, për efikasitet më të madh, krijohen formularë ose shabllone të veçantë. Disa dokumente janë të përbashkëta për të gjitha organizatat; Kështu, korporative Sistemet e Informacionit(CIS): "Galaktika", "Parus", "1C: Enterprise" dhe të tjera, që përmbajnë të gjitha format kryesore të dokumenteve të kontabilitetit. Shumë organizata zhvillojnë format e tyre të dokumenteve dhe i përdorin me sukses në punën e zyrës, duke reduktuar ndjeshëm kohën e shpenzuar për përgatitjen e secilit dokument specifik.
Shembull - ky është një lloj i veçantë dokumenti që ofron mjetet bazë për krijimin e një të plote pamjen dokument. Modelet mund të përfshijnë:
Elemente teksti ose formatimi për dokumente të të njëjtit lloj;
Menyja dhe çelësat e caktuar;
Shiritat e veglave.
Forma - Ky është një shabllon ose tekst i parapërgatitur që përmban informacione të vazhdueshme dhe hapësira për futjen e informacionit të ndryshueshëm. Formularët mund të printohen fillimisht dhe më pas të plotësohen manualisht në letër, ose mund të përmbajnë rreshta për futjen e të dhënave direkt në një dokument elektronik dhe më pas printimin e tij.
Më efektive dokumente klishe, dmth formularët që përmbajnë fusha të veçanta (fusha tekstuale, fusha e datës etj.) për futjen e të dhënave, si dhe fraza standarde. Fushat e dokumentit të shabllonit i tregojnë krijuesit të dokumentit se ku dhe në çfarë sekuence duhet të futet teksti. Përdorimi i dokumenteve me shabllon është veçanërisht i përshtatshëm kur përgatit një dokument në një kompjuter, pasi në këtë rast sekretari duhet vetëm të shkarkojë formularin e duhur dhe ta plotësojë ose korrigjojë atë pa e rishkruar përsëri të gjithë tekstin.
Më poshtë është një shembull i një letre njoftimi model për një takim metodologjik. Letra të tilla u dërgohen organizatave me email.
Për mbajtjen e një takimi metodologjik
I dashur ____!
Ora 00.00.0000 në orën 00:00 do të zhvillohet një takim metodologjik i drejtuesve të shërbimit të personelit.
Rendi i ditës:
Prorektori për Çështje Akademike Nënshkrimi I.O. Mbiemri
Mund të zhvilloni vetë një shabllon ose formë, ose mund të përdorni ndihmën e njërit prej tyre mjeshtra - programet ndihmëse të përfshira në aplikacionet softuerike. Magjistari përmban një algoritëm për përgatitjen e një dokumenti, i cili ka një strukturë mjaft të degëzuar. Puna me magjistarin përbëhet nga hapa që ju kërkojnë të zgjidhni një nga opsionet e propozuara për hartimin e dokumentit (lloji, lloji); shkruani informacionin përkatës në fushën e tekstit të dhënë; shtoni të dhënat tuaja në shabllon. Pas përfundimit të magjistarit, dokumenti që rezulton mund të modifikohet.
Klasifikimi i dokumenteve është procesi i rregullimit ose shpërndarjes së dokumenteve në klasa për të pasqyruar marrëdhëniet midis tyre dhe gjendjen e skemës së klasifikimit. Klasifikimi i dokumenteve ndihmon për të lundruar në diversitetin e tyre. Dokumentet klasifikohen sipas kritereve të ndryshme. Ne do të shqyrtojmë klasifikimet e mëposhtme të dokumenteve: Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit; Klasifikimi sipas komponentit material të dokumentit; Klasifikimi i dokumenteve sipas rrethanave të funksionimit të tyre në mjedisin e jashtëm.
Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit 1. Klasifikimi i dokumenteve sipas përmbajtjes: LBC, UDC, Dewey Decimal Classification, Unified of Literature for Book Publishing etj 2. Klasifikimi i dokumenteve sipas nivelit të përgjithësimit të informacionit: Dokumentet parësore, dokumentet dytësore. 3. Klasifikimi i dokumenteve sipas qëllimit të tyre për perceptimin e informacionit: i lexueshëm nga njeriu, i lexueshëm nga makineri.
Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit 5. Klasifikimi i dokumenteve sipas natyrës së mjeteve ikonike të regjistrimit të informacionit: Dokument tekst, Dokument ikonik, Dokument ideografik, Dokument tingëllues, Dokument matricë, Dokument kompleks.
Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit 6. Klasifikimi i dokumenteve sipas dimensionit të regjistrimit të informacionit: Dokumente njëdimensionale, dokumente dydimensionale, dokumente tredimensionale. 7. Klasifikimi i dokumenteve sipas kanalit të perceptimit të informacionit: Dokument i prekshëm, Dokument auditor, Dokument vizual, dokument audiovizual.
Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit 8. Klasifikimi i dokumenteve sipas shkallës së shpërndarjes së tyre: Dokument i publikuar, Dokument i pabotuar, Dokument i pabotuar.
Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit 9. Klasifikimi i dokumenteve sipas metodës së dokumentacionit: Shkrim dore, Shtypur, Mekanik, Magnetik, Fotografik, Optik, Laser, Elektronik.
Klasifikimi sipas përbërësit material të dokumentit 1. Klasifikimi sipas materialit të bartësit të informacionit: Dokumentet artificiale, Dokumentet natyrore. 2. Klasifikimi sipas strukturës materiale ose formës së bartësit të informacionit: Dokumenti i fletës, Dokumenti i kodit, Dokumenti i kartës, Dokumenti shirit, dokumenti i diskut, Dokumenti i kombinuar.
Klasifikimi i dokumenteve sipas rrethanave të funksionimit të tyre në mjedisin e jashtëm 1. Klasifikimi i dokumenteve sipas rregullsisë së publikimit: Dokumentet periodike, Dokumentet jo periodike. 2. Klasifikimi i dokumenteve sipas kohës së paraqitjes në mjedisin e jashtëm: origjinal (kopja e parë ose e vetme e një dokumenti që ka fuqi ligjore), Kopje (një dokument që riprodhon informacionin e një dokumenti tjetër dhe të gjithë ose një pjesë të jashtme të tij. karakteristika), Dublikatë (një kopje e një dokumenti zyrtar që ka fuqi ligjore) forca e origjinalit).
Po ngarkohet...