Классификация документов - это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия.
Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам. Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. - Красноярск, 2008. - 92 с
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.
Например, Стенюков Стенюков, М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. - М.: Книга-сервис, 2003. - 160 с М.В предлагает следующую классификацию документов.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.
По происхождению документы бывают служебные и официально- личные (именные).
По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)
По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово "копия") и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка - копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.
По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно - распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.
Классификация, предложенная М.В. Стенюковым Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. - М.: Приор, 1997. - 254 с, строится на следующих признаках.
1. По способу документирования:
Рукописные;
Электронные;
Графические;
Кино-, фото-, фонодокументы.
2. По сфере использования:
Организационно-распорядительные;
Финансово-бухгалтерские;
Научно-технические;
По труду;
Отчетно-статистические.
3. По месту составления:
Входящие (поступившие в организацию);
Исходящие (отправляемые из организации);
Внутренние (составленные и используемые в самой организации).
4. По ограничению доступа:
Открытые (несекретные);
С грифом ограничения доступа.
5. Документы могут иметь следующие грифы:
- «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
- «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);
- «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
- «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).
6. По происхождению:
Официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
Личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).
Подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
Копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
Заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).
8. По форме изложения:
Индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);
Трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);
Типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.
9. По срокам хранения:
Постоянного хранения;
Долговременного хранения (свыше 10 лет);
Временного хранения (до 10 лет).
В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. - 6-е изд. - М. : ИНФРА-М; НГА, 2006 исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:
По наименованиям - служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;
По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М. Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - 3-е изд. - М. : ИНФРА-М, 2007 приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:
По стадиям создания - черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;
По степени гласности - обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);
По юридической силе - подлинные, подложные;
По роду деятельности - система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;
По форме - табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.
По нашему мнению, самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного
торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. - Красноярск, 2008. :
1. По способу фиксации информации:
Письменные (рукописные и печатные);
Фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);
Кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);
Фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);
Аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);
Электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.
2. По месту составления:
Внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;
Входящие документы, поступившие в организации;
Исходящие документы, отправляемые из организации.
Простые документы, в которых рассматривается один вопрос;
Сложные документы, охватывающие несколько вопросов.
4. По степени гласности:
Обычные (открытые, несекретные);
Секретные документы с грифом ограничения доступа;
Секретные документы могут иметь следующие грифы:
Для служебного пользования (ДСП) - служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;
Конфиденциально - информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;
Коммерческая тайна (КТ) - информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.
5. По форме изложения:
Индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;
Трафаретные - структура, часть документа, стандартные фразы
заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);
Типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).
6. По стадиям создания:
Черновик - предварительная редакция документа;
Беловик - чистовик;
Отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
7. По юридической значимости:
Подлинник или оригинал - документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;
Копия документа - точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления - ксерокс, факс, фотокопия);
Дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.
8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;
9. По срокам хранения:
Документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);
Документы, имеющие длительные сроки хранения - свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);
Документы временного хранения - до 10 лет;
10. По происхождению:
Служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);
Личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).
11. По срокам исполнения:
Срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;
Несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.
Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:
1. Как связаны понятия "документ" и "информация"? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?
2. Какое определение понятия "документ" дано в Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации"и в ГОСТ Р51141-98?
3. Как развивалось понятие "документ"?
4. Почему информационная функция присуща всем документам?
5. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?
6. Почему документ полифункционален?
7. Какие способы документирования можете назвать?
8. Какие новые носители информации Вы знаете?
9. Что влияет на приобретение документом юридической силы?
10. Какие классификации документа и по каким признакам можно дать?
11. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?
Деловой документ является основным средством осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. В документах содержатся планы деятельности и конкретные программы работ по государственному и общественному развитию. При их помощи координируются усилия различных организаций, посредством документов передаются управленческие команды подчиненным объектам, благодаря им сохраняются огромные массивы информации для анализа, сопоставления, критической оценки. Кроме того, документ позволяет накапливать сведения и передавать их последующим поколениям, являясь основой отображения этапов развития науки, техники, культуры и источником изучения истории общества.
Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является их пригодность к длительному хранению максимальная наглядность. Необходимыми условиями для выполнения этих требований является соблюдение требований по обеспечению внешнего оформления и внутреннего содержания.
Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. в создании документов. Основанием для создания документов в учреждении является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование в течение определенного времени. Для того чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.
Классификация документов является основой их организации, поиска и хранения.
Классификация - группировка документов по определенным признакам с целью облегчения их изучения и исследования. Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Повышение ответственности исполнителей осуществляется путем разграничения функций структурных подразделений учреждения и обязанностей исполнителей, более четкого распределения информации между ними, ликвидации возможности субъективизма и случайностей в осуществлении процесса работы с документами.
Важно и то, что при неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними. Наибольшие трудности возникают в архивах, которые ведут практическую работу по выдаче справок, предоставлению документов через читальные залы ученым, исследователям, выявлению и публикации документов различной тематики для широкого круга читателей. Вся работа требует точного знания состава и содержания документов, что возможно лишь при условии поступления из учреждений полноценных, правильно сгруппированных и оформленных документов. Достичь же этого можно при четкой классификации документов.
Для классификации документов в пределах одного учреждения создаются классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.
В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.
Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа. При составлении классификатора могут быть использованы положения об учреждении и его структурных подразделениях, должностные инструкции, номенклатуры дел, перечни дел с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.
Классификация документов по признакам.
Рассмотрим несколько критериев классификации документов существующих на данный момент в научной литературе.
До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов разновидностей документов.
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Рассматривая документы как форму отражения действительности учреждений, организаций, предприятий, можно выявить множество систем документации взаимосвязанных и соподчиненных.
Самой общей и целостной системой, занимающей верхнюю ступеньку на иерархической лестнице документных образований, можно рассматривать общегосударственную систему документации, которая включает все виды систем документации, возникающие и обращающиеся в стране. Она состоит из множества подсистем, которые можно классифицировать по различным признакам (территориальному, функциональному, признаку уровня управления т.д.).
Прежде всего, можно выделить функциональные и отраслевые системы документации. Функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, такие как - плановая, отчетно-статистическая, материально-технического снабжения, финансирования и др. - в том или ином объеме присущи всем органам управления.
Системы документации, функционирующие и соответственно отражающие деятельность органов отраслевого управления (комитетов, министерств, ведомств, управлений) принято считать отраслевыми.
Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.
В различных учреждениях состав и количество создаваемых документов, неодинаковы. В основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления говорится о том, что комплекс документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы.
Документ подлинный, если сведения об авторе, времени и месте его создания, содержащиеся в нем самом или выявленные каким-либо путем соответствуют действительности. “Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например истечении срока действия, или компетенция которого ограничивается выданной сферой, например служебное удостоверение или удостоверение личности, по сравнению с паспортом.
По стадии создания различают документы оригиналы, подлинники и копии документов.
Подлинник официального документа - первый или единственный экземпляр официального документа. И еще, текст документа составленный на бланке, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (имеющий печать, штамп, и подпись руководителя учреждения или структурного подразделения от имени которых он исходит), называется подлинником. Подлинник официального документа первый или единственный его экземпляр.
В качестве синонима слова “подлинник” иногда употребляется термин “оригинал”, поскольку по своему смыслу определение “подлинник” означает - “истинный, настоящий, оригинальный, “оригинал”, а оригинал означает - “подлинник, образец”.
Копия воспроизводит информацию другого документа, все его внешние признаки или часть их. Существует несколько видов копий документов:
- - редакция - исторический вид копий документов, “т.е. произведения, основанные на одном протографе (первоначальном тексте), но получившие новую направленность, форму и содержание”; “разновидность текста какого-нибудь произведения”.
- - списки - также один из исторических видов копий документов, “в делопроизводственной практике средневековых московских учреждений соблюдалось правило переписки акта “слово в слово”, а если текст нельзя было прочесть, писцы могли делать пропуски. В ряде случаев редакции источников сохраняются в нескольких списках, которые имеют свои особенности и отличия”. Дошедшие до нас исторические документы в большинстве своем до XVIII в. сохранились в списках
- - факсимильная копия - точно воспроизводит ряд внешних признаков письменного, графического, изобразительного документа, т.е. содержит все его реквизиты и отражает особенности их расположения, фиксирования и оформления, копия документа переданного по каналам факсимильной связи, при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой;
- - свободная копия - содержит все реквизиты подлинного документа, но не обязательно повторяет его форму;
- - отпуск - полное и точное воспроизведение подлинника исходящего документа, остающегося в учреждении, отпуск создается одновременно с подлинником (появление данного термина относят к концу XVIII - XIXвв., называя им сохранившийся в делах учреждения черновик или копию с отосланного документа;
- - выписка - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;
- - дубликат - повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника; дубликат выдается в случае утери подлинного документа (например, паспорта, свидетельства о рождении и других документов);
- - авторизованная копия - копия документа, подписанная автором, имеет силу подлинника. Авторизованная копия вместе с подлинником документа подшивается в дело и сдается на хранение в архив;
- - интерполяция - литературный вид копии документа, с измененным первоначальным текстом, когда в текст были произведены вставки слов или фраз, отсутствующие в подлиннике;
- - дублетными документами называют размноженные документы, т.е. несколько экземпляров одного и того же документа подлинника или копии;
Копии также подразделяются на:
- - заверенные - копии документов, составленные и заверенные внутри учреждения; и нотариально заверенные; заверенные без соблюдения формальностей (отсутствуют печати), заверенные частными лицами. Исторически известные формы заверения документов, начинаются с приказной системы делопроизводства, когда дьяк или подьячий с надписью “скреплял” столп, расписываясь по местам “ставов” так, чтобы буквы, слоги или отдельные слова его подписи растягивались по склейкам, если “столп” был длинный, подпись могла несколько раз повторяться;
- - не заверенные - не имеющие реквизита “отметка о заверении копии”.
Таким образом, можно сделать вывод, если подлинник играет функцию обеспечения сохранности документа, то копия документа выполняет функцию источника информации, поскольку именно копия является объектом информационного обращения.
По форме и размерам документы можно подразделить на:
- - объемные (музейные экспонаты, археологические находки, здания и сооружения, произведения зодчества и другие) - восприятие которых происходит в трех измерениях;
- - плоскостные (чертежи, фотографии, географические карты и другие) - восприятие которых происходит в двух измерениях;
- - ленточные (магнитные ленты, рулонные фотопленки и другие), ширина которых мала по сравнению с длинной].
По форме представления содержащейся в документах информации, их можно подразделить на:
- - первичные - содержащие “новые научно-технические сведения, являющиеся результатом научно-исследовательской, проектно-конструкторской и практической деятельности или новое осмысление известных идей и фактов;
- - вторичные - являются результатом переработки одного или нескольких первичных документов.
Данную группировку наиболее целесообразно использовать при обработке, хранении и распространении документов.
По форме фиксации информации документы подразделяются на:
- - письменные - сведения в которых изложены в виде буквенного текста;
- - статистические - форма изложения информации в основном цифровая;
- - иконографические - информация представлена в виде иллюстраций или изображений (кино фотодокументы, картины);
- - фонетические - форма представления информации звуковая (магнитофонные записи, грампластинки).
По характеру восприятия информации документы подразделяются на:
- - визуальные - воспринимаемые органами зрения;
- - аудиальные - воспринимаемые органами слуха;
- - аудиовизуальные - воспринимаемые органами слуха и зрения одновременно.
По конструкции документы могут быть: листовыми; сброшюрованными; рулонными.
По цвету изображения документы подразделяются на: одноцветные (черно-белые); многоцветные.
По способу воспроизведения: полиграфические; фотографические; электрографические; диазо-графические; термографические; машинописные; рукописные.
По длительности хранения - на постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет, временного срока хранения до 10 лет.
По технике создания документы различают на:
- - машинно-ориентированные, приспособленные для обработки данных средствами вычислительной техники (перфокарты, перфоленты);
- - машиночитаемые, приспособленные для автоматического считывания содержащихся в них информации, в которых поиск и выдача информации осуществляется средствами вычислительной техники;
- - машинные, созданные средствами вычислительной техники (магнитные ленты, диски)].
В зависимости от носителя информации, документы могут быть на носителе информации на бумажной основе не светочувствительные, носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для элекроискрового копирования и т.д.), микроносители визуальной информации, звуконосители, видеоносители, перфоленте, перфокарте, магнитной ленте, диске, лазерном диске, кристаллах.
С точки зрения гласности документы могут быть - обычные, только для служебного пользования, секретные.
По приемам записи документы подразделяются на созданные естественным языком (с помощью простой записи), стенографические, шифрованные.
В зависимости от срока исполнения документы классифицируются следующим образом:
- - срочные - требующие исполнения в определенный срок, установленный законом;
- - несрочные - срок исполнения, которых не установлен.
По количеству отраженных в документах вопросов различают:
- - простые (элементарные), содержание которых посвящено одному вопросу;
- - сложные (составные), отражающие содержание нескольких вопросов.
Исходя из назначения документы могут быть:
- - индивидуальные, создаваемые по произвольной форме и в каждом отдельном случае для решения конкретной управленческой задачи;
- - типовые, отражающие однородные вопросы и представляющие собой текст-образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок (типовые письма, типовые инструкции, типовые номенклатуры дел);
- - трафаретные, документы, часть текста которых отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация) - справки, анкеты, личные листки по учету кадров.
По происхождению документы делят на:
- - официальные - созданные организацией, учреждением, предприятием или должностным лицом и оформленные в установленном порядке; среди официальных документов могут быть выделены документы личного характера, удостоверяющие личность человека или его права, обязанности, служебное или общественное положение, а также содержащие сведения биографического характера;
- - документ личного происхождения, создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей;
- - общественные (или социальные), это документы, характеризующие личность, межличностные отношения, отношения между личностью и государством, между различными общественными формированиями и государством (заявления, предложения и жалобы граждан).
По назначению различают документы:
- - как средства фиксирования фактов, событий, явлений (акты, отчеты, протоколы);
- - как средства передачи информации на расстоянии (письма, телеграммы, телефонограммы и пр.).
По месту составления документы бывают:
- - внешние, полученные учреждением или направленные им за его пределы;
- - внутренние, составленные внутри учреждения и используемые внутри него.
По наименованию выделяют несколько видов и разновидностей документов - акты, протоколы, приказы и т.д.
В 1990 г. появилась Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления.
По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
Общее представление и признаки классификации
Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объектов одной группы эти признаки, получившие название основания классификации, совпадают.
Документы можно классифицировать по различным признакам:
- по происхождению: служебные, личные;
- по сложности: простые, сложные;
- по срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;
- по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;
- по форме: типовые, индивидуальные;
- по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.
Виды классификаций
Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.
На рис. 1.9 представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия
К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином - управленческие документы. Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.
К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.
К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на рис. 1.10.
Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока (рис. 1.11).
|
Рис. 1.11. Документопотоки предприятия |
Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи. Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию. Она представлена на рис. 1.12.
Первичные - это документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Сводные - документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей (рис. 1.13).
Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Рассмотрим подробнее группы документов, выделившиеся в результате классификации документов по типу носителей.
Прошедший век назван эпохой научно-технического прогресса человечества. Пройден огромный путь - от первых аэропланов до космических ракет, от пишущих машинок и арифмометров до персональных компьютеров. Прогресс науки породил огромнейший поток информации, который буквально выплеснулся на нас. Как справиться с ним? Нужна научная организация труда. И здесь важную роль играет правильно организованное делопроизводство. Единые требования к оформлению и обработке документов дают возможность быстро получить необходимую информацию. Умение правильно оформить документ говорит и об общечеловеческой культуре. Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности не обошло и делопроизводство.
Использование компьютера для оформления и хранения документов открывает новые возможности для ускорения процесса обработки информации и, следовательно, принятия решения и эффективного управления. История создания документов тесно связана с историей создания и развития рисунка и письменности. Первые наскальные рисунки передавали первобытному человеку первую информацию от других людей. Долгий путь проделал документ, пока основным его носителем не стала бумага: клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент. Документы, создававшиеся в основном безвестными летописцами, позволили нам узнать историю нашей Родины. Столетиями документы оформлялись вручную. Сотни писарей работали в государственных учреждениях.
Качество документа определял в первую очередь их почерк. Лишь в конце XIX века в дело создания документа пришла механизация. Появились первые механические пишущие машинки, но, тем не менее, процесс создания документа оставался достаточно трудоемким. Для внесения в текст даже незначительных изменений его приходилось целиком перепечатывать заново. С развитием электроники появились пишущие машинки, снабженные запоминающим устройством, способным запомнить несколько страниц текста. Но настоящую революцию в деле подготовки документов произвело появление персональных компьютеров.
Основным способом фиксирования фактов, событий и прочей информации до настоящего времени является документ, написанный или отпечатанный на бумаге. Бумажный документ является одним из важнейших способов доказательства того или иного события. Недаром старинная русская поговорка гласит: что написано пером, не вырубишь топором.
Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина электронный документ, то есть документ, выполненный при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:
Простота внесения изменений;
Использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;
Экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;
Оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;
Возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;
Возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.
До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что вело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.
В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.
Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль за правильностью их оформления и регистрация. Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки. В приложении 1 приведены материалы по эволюции законодательной базы по электронному документообороту.
Трафаретные документы
Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников; документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т. п. Такие документы являются типовыми для данной организации, поэтому для большей эффективности работы создаются специальные формы или шаблоны. Некоторые документы являются общими для всех организаций, их формы разработаны и включены в специализированные офисные пакеты программ. Так, большой популярностью пользуются корпоративные информационные системы (КИС): «Галактика», «Парус», «1С:Предприятие» и другие, содержащие все основные формы бухгалтерских документов. Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая благодаря этому затраты времени на оформление каждого конкретного документа.
Шаблон - это особый тип документа, поставляющий основные средства для создания законченного внешнего вида документа. Шаблоны могут включать в себя:
Текст или элементы форматирования для однотипных документов;
Меню и назначенные клавиши;
Панели инструментов.
Форма - это заранее заготовленный шаблон или текст, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации. Формы могут сначала распечатываться, а затем заполняться вручную на бумаге или же содержать строки для ввода данных прямо в электронный документ с его последующей распечаткой.
Наиболее эффективны трафаретные документы, то есть формы, содержащие специальные поля (текстовое поле, поле даты и т. п.) для ввода данных, а также стандартные фразы. Поля трафаретного документа подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить текст. Использование трафаретных документов особенно удобно при подготовке документа на компьютере, так как в этом случае секретарю достаточно только загрузить соответствующую форму и заполнить или исправить ее, не перепечатывая весь текст заново.
Ниже приведен пример трафаретного письма-оповещения о проведении методического совещания. Подобные письма направляются в организации по электронной почте рассылкой.
О проведении методического совещания
Уважаемая (ый)___ !
00.00.0000 в 00:00 состоится методическое совещание начальников кадровой службы.
Повестка дня:
Проректор по учебной части Подпись И.О. Фамилия
Разработку шаблона или формы можно выполнять самостоятельно, а можно воспользоваться помощью одного из мастеров - вспомогательных программ, входящих в состав программных приложений. Мастер содержит алгоритм подготовки документа, имеющий достаточно разветвленную структуру. Работа с мастером состоит из шагов, предлагающих выбрать один из предложенных вариантов оформления документа (вид, тип); ввести в предложенное текстовое поле соответствующую информацию; дополнить шаблон своими данными. После завершения работы мастера полученный документ можно доработать.
Классификация документов - это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и состояния классификационной схемы. Классификация документов помогает ориентироваться в их многообразии. Документы классифицируют по различным признакам. Мы рассмотрим следующие классификации документов: Классификация по информационной составляющей документа; Классификация по материальной составляющей документа; Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде.
Классификация по информационной составляющей документа 1. Классификация документов по содержанию: ББК, УДК, Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и т. д. 2. Классификация документов по уровню обобщения информации: Первичные документы, Вторичные документы. 3. Классификация документов по предназначенности для восприятия информации: Человекочитаемые, Машиночитаемые.
Классификация по информационной составляющей документа 5. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации: Текстовый документ, Иконический документ, Идеографический документ, Звучащий документ, Матричный документ, Комплексный документ.
Классификация по информационной составляющей документа 6. Классификация документов по мерности записи информации: Одномерные документы, Двухмерные документы, Трехмерные документы. 7. Классификация документов по каналу восприятия информации: Тактильный документ, Аудильный документ, Визуальный документ, Аудиовизуальный документ.
Классификация по информационной составляющей документа 8. Классификация документов по степени их распространенности: Опубликованный документ, Неопубликованный документ, Непубликуемый документ.
Классификация по информационной составляющей документа 9. Классификация документов по способу документирования: Рукописный, Печатный, Механический, Магнитный, Фотографический, Оптический, Лазерный, Электронный.
Классификация по материальной составляющей документа 1. Классификация по материалу носителя информации: Искусственные документы, Естественные документы. 2. Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации: Листовый документ, Кодексовый документ, Карточный документ, Ленточный документ, Дисковый документ, Комбинированный документ.
Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде 1. Классификация документов по регулярности выхода в свет: Периодические документы, Непериодические документы. 2. Классификация документов по времени появления во внешней среде: Подлинник (первый или единичный экземпляр документа, обладающий юридической силой), Копия (документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их), Дубликат (копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника).
Загрузка...